EDUCAÇÃO CIENTÍFICA | SCIENTIFIC EDUCATION

 

Conceção, redação e publicação de artigos científicos: Submissão de artigos para publicação

 

Design, writing and publication of scientific manuscripts: manuscript submission.

 

 

Margarida Lima, MD, PhD^I,II

^IInstituto de Ciências Biomédicas Abel Salazar, Universidade do Porto, 4050-313 Porto, Portugal

^IIHospital de Santo António, Centro Hospitalar do Porto, 4099-001 Porto, Portugal

Endereço para correspondência

 

 

RESUMO

Neste quarto e último artigo daqueles que integram a rubrica “CONCEÇÃO, REDAÇÃO E PUBLICAÇÃO DE ARTIGOS CIENTÍFICOS” da secção “EDUCAÇÃO CIENTÍFICA”, salientamos a necessidade de verificação da versão final do artigo e apresentamos os aspetos mais relevantes do processo de publicação conducente à sua publicação, desde a sua submissão até à decisão final de recusa ou aceitação e, neste último caso, a correção das provas.

Palavras-chave: Educação científica; publicação de artigos científicos.

 

ABSTRACT

In this four and last manuscript, from the heading “DESIGN, WRITING AND PUBLISHING OF SCIENTIFIC MANUSCRIPTS”, as part of the “SCIENTIFIC EDUCATION” section of the journal “NASCER E CRESCER”, we emphasize the need for verification of the last version of the scientific paper and we present the most relevant aspects of the process of publishing, since its submission until the final decision of refusal or acceptance, and in the latter case, the correction of the proofs.

Key-words: Scientific education; publication of scientific manuscripts.

 

1. INTRODUÇÃO

A publicação de um artigo numa revista científica de edição periódica é um processo complexo que envolve vários intervenientes: os autores, o secretariado da revista, o corpo editorial, os revisores e, finalmente o corpo redatorial. Decorre em várias etapas, que começam pelo processo de submissão propriamente dito e pela sua receção na revista, passam pela avaliação do artigo pelos editores e revisores e pelas eventuais alterações ao artigo feitas pelos autores em resposta às sugestões dos mesmos, e culminam com uma decisão final: a recusa ou aceitação do artigo.

O processo que conduz à publicação de um artigo é frequentemente demorado e raramente decorrem menos de seis meses entre a submissão e a sua aceitação para publicação, se for o caso, havendo ainda a considerar o tempo que decorre entre a aceitação do artigo e a sua publicação efetiva. Pela demora existente em todo este processo, muitas revistas mencionam, no artigo publicado, a data de submissão e de aceitação. Para além disso, é cada vez mais frequente disponibilizar on line a versão eletrónica do artigo, antes da sua publicação na versão impressa.

Neste trabalho debruçamo-nos sobre os aspetos mais relevantes do processo de publicação de um artigo científico, desde a verificação final do artigo e sua submissão para publicação, até à decisão de recusa ou aceitação e, neste último caso, à correção das respetivas provas.

 

2. VERIFICAÇÃO FINAL DO ARTIGO

Imediatamente antes de submeter o artigo para publicação, deve ser feita a verificação final, preferencialmente usando uma check-list (Quadro 1)⁽¹⁾. Esta verificação deve ser feita preferencialmente numa versão impressa do artigo, para certificar que o texto, as tabelas e as figuras estão legíveis e com a formatação adequada.

 

 

3. SUBMISSÃO DO ARTIGO PARA PUBLICAÇÃO

A submissão do artigo para publicação deve ser feita de acordo com as orientações da revista⁽¹⁾. Algumas revistas continuam a exigir o envio de um número variável de cópias em papel, mas na maioria dos casos a submissão já é feita exclusivamente por via eletrónica, com grandes vantagens em termos de poupança de tempo e de recursos.

A submissão eletrónica por ser feita através do envio dos ficheiros gravados em CD, através de e-mail, ou, o que é cada vez mais frequente, diretamente no website da revista, fazendo o upload dos respetivos documentos.

Quando a submissão é feita através de um website, geralmente é oferecida aos autores a possibilidade de fazer o follow-up do processo, isto é de verificar, a todo o momento, em que fase se encontra. A submissão através de um website também tem a vantagem de permitir aos revisores fazer o download dos documentos, assim como emitir os pareceres on-line; finalmente, permite aos editores o acesso a todas as etapas e aos documentos associados.

Entre os documentos solicitados aos autores constam, no mínimo, uma carta ao editor a solicitar a publicação do artigo, o artigo propriamente dito é ficheiros independentes com as respetivas figuras. O artigo é geralmente submetido na forma de ficheiro Word (.doc) e as figuras na forma de ficheiros eletrónicos tipo GIF (.gif), JPEG (.jpg) ou PDF (.pdf); deve ser evitada a submissão de figuras em formato Power Point (.ppt) devido à perda de qualidade.

Algumas revistas solicitam o envio / upload de outros documentos, como declarações de conflitos de interesses e de transferência de direitos de propriedade (copyrights) e um documento assinado por todos os autores, que frequentemente pode ser enviado à posteriori.

O hábito de exigir ou permitir sugestões de possíveis revisores, embora controverso, é cada vez mais frequente.

 

3.1 Carta de submissão (cover letter)

A carta ao editor deve ser simples, deve solicitar que o artigo seja considerado para publicação na revista e referir alguns aspetos relevantes (Quadro 2). Deve também mencionar que todos os autores leram e aprovaram a versão final do artigo que é submetida para publicação e se responsabilizam pelo seu conteúdo; assim como atestar que os resultados não foram publicados nem se encontram submetidos para publicação noutra revista. Deve ainda referir a inexistência de conflitos de interesses, ou especificá-los quando existam.

 

 

No Quadro 3 são apresentados alguns exemplos de textos que podem ser usados na redação de uma carta de submissão.

 

 

3.2 Transferência de direitos autorais (copyrights transfer)

As revistas exigem que os autores transfiram a propriedade dos direitos autorais para a editora, mediante a assinatura de um formulário próprio (Copyrights transfer form) que geralmente esta disponível no site da revista⁽²⁾. Ao fazê-lo, os autores devem estar conscientes dos direitos que retêm e daqueles que transferem. Em geral, ficam impedidos de fazer e distribuir cópias do artigo ou de partes dele sem obter a autorização do editor da revista, embora possam reter alguns direitos, como o direito de reproduzir os seus dados, as figuras, etc.

 

4. PROCESSAMENTO EDITORIAL

A receção de um artigo submetido para publicação desencadeia uma sequência de atos de processamento editorial⁽³⁾ que envolve o secretariado editorial, os editores chefe, os editores executivos e os autores dos artigos (Figura 1).

 

 

Ao receber o artigo proposto para publicação, o secretariado editorial verifica o artigo e atribui-lhe um número identificador (este pode ser atribuído automaticamente se a submissão for eletrónica), que deve ser usado como referência em todas as comunicações futuras sobre o mesmo, entre os autores e os editores. Quando a submissão é bem sucedida, geralmente é enviado aos autores um comprovativo.

A análise do artigo com vista à decisão de o aceitar ou não para publicação é um processo que envolve o trabalho conjunto de editores e revisores, ambos sujeitos ao sigilo profissional e à obrigatoriedade de declararem eventuais conflitos de interesses caso existam (Figura 1).

 

4.1 Revisão por pares

A revisão por pares (peer review) consiste na apreciação do artigo por um número limitado (geralmente 1 a 3) de revisores (reviewers ou referees) que são nomeados pelo editor chefe ou pelos editores adjuntos. Normalmente a redação da revista verifica a disponibilidade dos revisores antes da nomeação, informando-os sobre as características do artigo (por exemplo, fornecendo o respetivo resumo) e sobre os prazos a cumprir.

Uma vez aceite o cargo, os revisores têm acesso ao texto integral do artigo, que é enviado pelo correio ou por via eletrónica. O seu papel é de grande responsabilidade, pois da sua opinião fundamentada depende a publicação (ou não) do artigo e, portanto, a disponibilização (ou não) à comunidade científica da informação nele contida^(4-6).

O processo de revisão obedece geralmente a normas orientadoras fornecidas pela Redação da revista⁽⁷⁾, mas existem alguns aspetos relativos ao conteúdo e forma que são sistematicamente avaliados (Quadro 4). Em geral este processo é duplamente cego, isto é, os autores não têm acesso à identificação dos revisores, e estes também não têm acesso à identificação dos autores. Os prazos para a conclusão da revisão variam de revista para revista, mas geralmente são dadas 2 a 6 semanas.

 

 

4.2 Decisão editorial

O editor chefe (ou os editores adjuntos, caso existam) são responsáveis pela supervisão do processo de revisão por pares, por avaliar as opiniões dadas pelos revisores e por tomar a decisão final.

Uma vez terminada a avaliação feita pelos revisores podem ocorrer duas situações: o editor decide enviar o artigo para um revisor adicional ou toma uma decisão. No último caso, a decisão pode ser definitiva (aceitação ou recusa de publicação do artigo, tal como consta) ou condicional (pendente de modificações, de acordo com as solicitações dos revisores). Quando é tomada uma decisão, é enviada uma carta ao autor correspondente, indicando aceitação, recusa ou aceitação condicional (sujeita a nova apreciação pelos revisores, após modificação) (Quadro 5).

 

 

Os motivos pelos quais os artigos são recusados prendem-se com questões várias, desde a inadequação ao âmbito de publicação da revista e/ou às normas de publicação à má qualidade do artigo, passando pelo caráter não prioritário do assunto abordado (Quadro 6)^(8,9).

 

 

4.3 Revisão do artigo

Quando um artigo é aceite condicionalmente, a sua publicação fica pendente de modificações em conformidade com as sugestões dos revisores e do seu reenvio ao editor⁽¹⁰⁾. O manuscrito revisto deve ser reenviado dentro de um prazo pré-definido. Esse prazo é geralmente 3 meses ou menos, exceto quando os revisores sugerem a realização de procedimentos experimentais adicionais, situação em que pode ser concedido um prazo mais alargado. Os autores devem devolver o artigo revisto dentro do prazo previsto, acompanhado de uma carta onde se esclareçam as questões colocadas pelos revisores e onde se indiquem todas as alterações que daí resultaram⁽³⁾. Todas as alterações devem ser devidamente indicadas no manuscrito, assinalando as partes alteradas com uma cor diferente ou fazendo a revisão com sinalização automática das modificações.

 

5. PROCESSAMENTO REDATORIAL, APÓS ACEITAÇÃO

5.1 Edição do artigo para publicação

Quando o artigo é aceite, segue-se a edição do texto com vista à sua publicação. Este processo é da competência dos editores de texto (também designados editores de cópia ou copy editors), que são profissionais treinados para este fim, que atuam como um elo de ligação entre os autores e o editor de impressão. O seu papel principal é adaptar o artigo ao “estilo da revista”, verificar e corrigir a ortografia, a capitalização, a gramática e a pontuação, bem como clarificar junto do autor correspondente possíveis aspetos ambíguos. Também pode ser necessário reorganizar, reconstruir, redimensionar e/ou alterar as legendas das ilustrações. Se forem feitas alterações substanciais ou de conteúdo, estas são comunicadas aos autores, solicitando a sua permissão.

 

5.2 Correção da cópia editada do artigo e de provas

Uma vez terminado o processo de edição, a cópia editada do artigo é enviada ao autor correspondente para revisão final. Nesta fase este ainda pode solicitar a correção de um ou mais aspetos, indicando quais e como devem ser corrigidos. De seguida, a cópia editada do artigo é enviada para o designer ou para a impressora que gera as provas. Por sua vez, estas são enviadas para os editores, autores, ou ambos (dependendo da revista) para revisão final. Em muitas revistas, os autores recebem apenas as provas, e não a cópia do manuscrito editado. Nesta fase só são permitidas pequenas alterações. Finalmente, as provas corrigidas são enviadas para impressão.

 

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Quanto mais experiência se ganha a escrever artigos, mais fácil e rápido se torna redigir artigos de qualidade. Maior que a satisfação escrever um artigo que expresse as nossas ideias de uma forma clara, precisa, concisa e atraente, é o prazer de ver que o artigo é aceite para publicação e, mais tarde, saber que foi reconhecido na comunidade científica e citado por outros autores.

 

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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2. Peh WC, Ng KH. Conflict-of-interest, copyright and other declarations. Singapore Med J 2010; 51:844-46; quiz 847.         [ Links ]

3. Peh WCG, Ng KH. How a submitted manuscript is processed. Singapore Med J 2009; 50:853-5; quiz 856.         [ Links ]

4. Peh WCG, Ng KH. Role of the manuscript reviewer. Singapore Med J 2009; 50:931-3; quiz 934.         [ Links ]

5. Garmel GM. Reviewing manuscripts for biomedical journals. Perm J 2010;14:32-40.         [ Links ]

6. Annesley TM. Seven reasons not to be a peer reviewer - and why these reasons are wrong. Clin Chem 2012; 58:677-9.         [ Links ]

7. Marusi M, Sambunjak D, Marusi A. Guide for peer reviewers of scientific articles in the Croatian Medical Journal. Croat Med J 2005; 46:326-32.         [ Links ]

8. Pierson DJ. The top 10 reasons why manuscripts are not accepted for publication. Respir Care 2004; 49:1246-52.         [ Links ]

9. Peh WCG, Ng KH. Dealing with returned manuscripts. Singapore Med J 2009; 50:1050-2; quiz 1053.         [ Links ]

10. Annesley TM. Top 10 tips for responding to reviewer and editor comments. Clin Chem 2011; 57:551-4.         [ Links ]

 

 

ENDEREÇO PARA CORRESPONDÊNCIA

Margarida Lima

Hospital de Santo António

Centro Hospitalar do Porto

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