Proposal for Implementing a Telecommuting Model
Alejandro Villafrade Vargas 1, Jose Ignacio Palacios Osma 1
1 Grupo de Investigación en Comercio Electrónico en Colombia – GICOECOL, Universidad Francisco Jose de Caldas, Bogota, Colombia. E-mail: alejandro_villafrade@hotmail.com, jpalacios@udistrital.edu.co
RESUMEN
El Teletrabajo hoy en día es una realidad, que tiene muchos beneficios relacionados con la eficiencia, la productividad, la sostenibilidad y la satisfacción laboral entre otros, sin embargo no es una forma de trabajo generalizada y estructurada en las organizaciones debido a diversas percepciones al respecto. Esta modalidad de trabajo plantea cambios y barreras a las que se enfrentan las organizaciones y los empleados al momento de apropiar e incorporar el teletrabajo, el presente estudio presenta los principales obstáculos o amenazas que implica la incorporación del teletrabajo en la organización.
Palabras-clave: Teletrabajo, Tecnologías de la Información.
]]> ABSTRACT
Currently Teleworking is a reality that has many benefits related to efficiency, productivity, sustainability and job satisfaction among others; however isn't a generalized form of structured job organizations because of different perceptions about it. This mode of job changes raises barriers to those faced by organizations and employees at the time for adopting and incorporate telework, this study shows the major obstacles or threats about the incorporation of telework in the organization.
Keywords: Telework, Information technology.
Introducción
Son innumerables los beneficios que presenta el teletrabajo como modalidad laboral para las organizaciones y las grandes ciudades capitales, pues a partir del desarrollo de las tecnologías de la información y las Comunicaciones (TIC), es posible establecer diferentes formas de organización y gestión empresarial, que llevan entre otros aspectos, a la reducción de costos de transacción, optimización de recursos, intercambio de información y conocimiento, y sobre todo un mayor reconocimiento a las capacidades y fortalezas del hombre como ser creador y autónomo. De allí que las empresas requieren de estrategias que mejoren la calidad de vida de los trabajadores, la productividad de las empresas y el desarrollo social de las ciudades, para propiciar la creación de un valor compartido (Porter & Kramer, 2011).
El presente artículo presenta un modelo para implementar esta forma de trabajo, a fin de que las PYMES puedan aplicarla en sus organizaciones, teniendo en cuenta las condiciones laborales y la capacidad de la empresa para asumir cambios estratégicos en su estructura organizacional.
La historia del concepto de teletrabajo se remonta a los años 70, empieza con la búsqueda en la optimización de los recursos naturales no renovables, generando una reflexión en torno al consumo de combustible (Berkovic, Kosovac, & Dzebo, 2013), en tal sentido se propone esta modalidad como la forma de llevar el trabajo al trabajador, en vez del trabajador al trabajo, encontrado grandes beneficios del teletrabajo no solo en el ámbito ambiental sino en la productividad laboral, la flexibilidad, el bienestar laboral y la reducción de costos, así como el posicionamiento de las empresas (Vari, Tagliavini, & Ter-Oganesova, 2011), sin embargo su adopción requiere de un cuidadoso análisis por parte de la organización que desee así implementarlo (Illegems, Verbeke, & S'Jegers, 2001).
Conceptualización de Teletrabajo
]]> El teletrabajo significa más que una simple modalidad laboral, es toda una cultura del trabajo y sobre el trabajador (Neirotti, Paolucci, & Raguseo, 2011). Una cultura que choca con la cultura presencial que todavía impera en el mundo de las organizaciones y en la mayoría de las empresas, pues para nuestra sociedad del conocimiento es un reto el cambio de perspectiva en donde la valoración del trabajo, la medición del rendimiento y las consideraciones sociales, operan siempre en la presencialidad (Pérez Sánchez & Gálvez Mozo, 2009).Las estrategias claves que necesitan las empresas para tener éxito, se basan en la organización del trabajo: distintos investigadores argumentan que en este entorno, las empresas tienen que ser más flexibles para competir con éxito en un medio donde hay que responder a las presiones externas; adaptándose a las fluctuaciones de la demanda, aumentando los niveles de productividad, adoptando nuevas tecnologías, vinculando más estrechamente la remuneración salarial con los resultados de la empresa y mejorando la calidad de los productos y servicios (Martínez, Pérez, de Luis Carnicer, & Jiménez, 2006; Ruth & Chaudhry, 2008).
Dicha flexibilidad laboral es la filosofía del teletrabajo, como práctica que brinda la facilidad a los empleados para organizar su trabajo, mediante el uso de las TIC, que posibilitan que los empleados y directivos puedan desempeñar su actividad laboral a distancia y en forma asincrónica. Por lo tanto, el teletrabajo lo posibilita la tecnología pero es fundamenta en la innovación organizativa y del sistema laboral, así como también en cambios en factores como psicológicos y éticos, e igualmente en los factores de los equipos de trabajo a descentralizados e interconectados (Bin, Zeying, Omland, Na, & Sun, 2009).
La evolución del teletrabajo ha sido acompañada de diferentes conceptualizaciones a través del tiempo y del lugar donde se desarrolla. La Tabla 1 presenta una revisión de la bibliografía encontrada sobre el teletrabajo.
Modalidades del Teletrabajo
El teletrabajo no es una actividad que se desarrolle únicamente desde el hogar del teletrabajador, sino que tiene muchas variantes y posibilidades. En cuanto a sus modalidades, se clasifican básicamente en tres tipos: el trabajo en casa, el trabajo móvil y el trabajo en telecentros; cuyas descripciones se menciona a continuación (CastellsM, 2005 ; Montelongo, Lobato, & Yris, 2010).
Teletrabajo en Colombia
El teletrabajo es una tendencia cada vez más común en nuestro país, tal como evidenció una encuesta realizada a más de 2.300 Colombianos en las principales ciudades del país (Universia Colombia, 2012). Dentro de las conclusiones más importantes, se destaca:
Otra estudio realizado por la Corporación Colombia Digital (CCD, 2012), cuyo objetivo es implementar la línea base de Teletrabajo en empresas Colombianas es pertinente destacar algunos aspectos relevantes:
Marco legal del teletrabajo en Colombia
Colombia es de los pocos países a nivel mundial que ha generado propuestas de leyes sobre este tema. Por eso, en julio de 2008 el Congreso de la República de Colombia expidió la Ley 1221, que define el teletrabajo “como una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros mediante soportes TIC, para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo” (Congreso de la Republica Colombia, 2008).
Dicha Ley se constituyó en el primer marco legal para el establecimiento de normas que promueven y regulan el teletrabajo, cuyo objeto consideró también la posibilidad de generación de empleo y autoempleo mediante la utilización de TIC, con lo cual se actualizan las formas o modalidades laborales en el país. Posteriormente en el año 2012 se emite el Decreto reglamentario de teletrabajo, el Decreto No 0884
De acuerdo a este marco jurídico y en consonancia con la reglamentación en la Unión Europea, siendo un modelo a seguir para todos aquellos países que carecen de legislación al respecto, se resaltan los siguientes puntos (Eraso, 2008):
Metodología Investigación
Iniciando el proceso de investigación el estudio adopto la investigación exploratoria, mediante la revisión documental buscando proporcionar conocimiento y entendimiento del teletrabajo en el ámbito mundial y nacional, que permitiera establecer el marco acerca del impacto en las Pymes Colombianas. La investigación incorpora diversos métodos para su análisis: se inició con un Panel de Expertos el cual se analizó mediante un análisis estructural. Posteriormente se estableció un diagrama de espina de pescado y análisis redes y conforme a los mismos se planteó un modelo de implementación.
Resultados investigación
El análisis estructural realizado a partir del panel de expertos, permito identificar las principales variables que afectan la incorporación del teletrabajo en la organización. El análisis estructural (Arcade, Godet, Meunier, Roubelat, & Mendieta, 2004), realizado, comprendió tres etapas:
Según la matriz de influencia-dependencia desarrollada, los factores que tienen mayor importancia en la creación del modelo de gestión para el teletrabajo son: cultura organizacional, inversión, desconfianza, seguridad de la información y normatividad respectivamente. Los resultados del panel de expertos se relacionan a continuación (Tabla 2):
Posteriormente se aplicó el programa MICMAC, método que tiene por objetivo, evidenciar las variables influyentes y dependientes a partir de la cual se identificó la relación entre las variables, tal como se observa en la Tabla 3.
Cada variable lleva asociado un indicador de motricidad (influencia) y un indicador de dependencia sobre todo el sistema. Estos valores se sitúan en un plano de motricidad-dependencia (gráfico 1)
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Como se observa en el grafico 1 la variable Cultura organizacional se encuentra ubicada en el sector 1, lo cual indica que es muy influyente y poco dependiente, es decir, es una variable explicativa que condiciona el sistema. Dentro del sector 2 se encuentran los factores Inversión, seguridad de la información y desconfianza, lo cual indica que son variables muy motrices (influyentes) y altamente dependientes, estableciendo un enlace inestable por naturaleza. En efecto, cualquier acción que se lleve a cabo sobre éstas, repercutirá sobre las demás y tendrá un efecto boomerang sobre ellas mismas que amplifica o desactiva el impulso inicial.
La variable normatividad se encuentra ubicada en el sector 4, lo cual indica que es una variable poco influyente y poco dependiente. Aunque es una variable importante para la implementación de esquemas de teletrabajo.
A continuación se presenta el diagrama de redes o de correlación (grafico 2) que explica la generación de las cuatro causas de primer nivel que contiene la espina de pescado.
Teniendo en cuenta que en el diagrama de correlación; el nodo es un círculo que representa un aspecto importante de un problema y el arco es una línea que conecta dos nodos formando un esquema, estos cuatro factores fueron escogidos porque son los que presentan mayor número de relaciones, como se puede observar en la gráfica 2.
Análisis del Diagrama Causa - Efecto
En primer lugar se tuvo en cuenta como eje principal de la espina de pescado el Teletrabajo, considerado como el tema principal de estudio y del cual se desprende la investigación que intenta explicar los factores que lo sustentan. Las causas de primer nivel que explican directamente el problema o efecto se clasificaron con el fin de tener un estudio global del problema (grafico 3).
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Las cuatro causas de primer nivel o principales, son:
Modelo Propuesto
]]> El modelo de gestión para el teletrabajo define una política interna que fija objetivos con el fin de cambiar la cultura organizacional logrando incrementar la productividad laboral y mejorar la calidad de vida de los trabajadores.La implementación de un sistema de teletrabajo no sólo consiste en la reubicación física de los empleados, requiere una serie de etapas, medidas y, sobre todo, de cambios culturales, además de los estrictamente técnicos, para lo cual se propone un modelo representado en el grafico 4.
Fase I - Diagnostico
El primer paso para la puesta en marcha de un programa de teletrabajo es conocer el estado actual de la organización y saber si se encuentra o no preparada para ello. En este sentido, se deben formular preguntas orientadas a conocer la percepción de los empleados y de la organización, en temas tales:
A continuación se presenta un análisis DOFA con el cual se pretende dar una visión genérica de las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que brinda la incorporación de esta nueva modalidad de trabajo (grafico 5).
Luego de analizar la situación actual de la organización frente a las expectativas que tienen sobre el teletrabajo, se lograra identificar si es apta o no para su implementación. Posteriormente se procederá a la elaboración del informe final del diagnóstico, el cual incluirá los resultados arrojados y una serie de conclusiones que orienten sobre la capacidad de la organización para implementar el teletrabajo.
Fase II – Diseño
La fase de diseño del programa de teletrabajo es posiblemente la etapa más importante para la implementación del mismo, ya que con su ejecución es posible tener una visión clara y una descripción precisa del modelo a ejecutar, sus características, condiciones y requisitos. La referencia para realizar el diseño es precisamente el diagnóstico realizado en la fase anterior.
Fase III – Gestión
Teniendo como base el diseño del programa, la siguiente etapa es su implementación. Lo ideal es seguir cada uno de los pasos proyectados como guía de implementación que permita visualizar fácilmente los aspectos a tener en cuenta y los pasos a seguir a la hora de poner en marcha el esquema de teletrabajo propuesto:
Fase IV – Evaluación y Sostenibilidad
Al finalizar la etapa de implementación del programa piloto, se deberá llevar a cabo una evaluación, la cual es fundamental para el éxito del proyecto. Puede efectuarse mediante diversas técnicas de recolección de información como entrevistas, encuestas, cuestionarios, diarios, grupos de discusión y todo tipo de sondeos que arrojen datos sobre el proceso. La finalidad es averiguar si el programa está teniendo el éxito previsto, para ello, se debe analizar cuáles son los aspectos que están funcionando y cuáles no, centrándose principalmente en la aceptación o rechazo que se está produciendo entre teletrabajadores y supervisores.
Conclusiones
Tras la revisión bibliográfica acerca de los factores que influyen en la implementación del teletrabajo en las organizaciones, se logró establecer que los principales factores son la cultura organizacional, la desconfianza, la seguridad de la información, la normatividad y la inversión, teniendo en cuenta las diferentes perspectivas de autores de distinta naturaleza.
A través del panel de expertos, se corroboraron los principales factores que influyen en la implementación de teletrabajo. Gracias al conocimiento del tema por parte de los invitados, se logró cuantificar su grado de incidencia, lo que permitió jerarquizar su importancia y determinar el enfoque de cada uno, basados en sus experiencias en la implementación de programas de teletrabajo en empresas Colombianas.
La implementación de un proyecto de teletrabajo exige un esfuerzo para la organización, que debe ser expuesto a los empleados y reconocido por ellos, ya que implica gestión de recursos humanos y tecnológicos, saber identificar los perfiles adecuados para teletrabajar, los supervisores adecuados para dirigir a los teletrabajadores y administrar de forma coherente las cargas de trabajo para lograr una mayor eficiencia en la gestión de las mismas.
Con la presente investigación se logró evidenciar que el Teletrabajo en las organizaciones cada vez se expande más, debido a la globalización e internacionalización de las empresas y las necesidades de la sociedad en temas de conciliación y flexibilidad laboral. El principal efecto del teletrabajo se manifiesta en la gran cantidad de beneficios que este aporta tanto a la sociedad, como a las empresas y los empleados.
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]]> Recebido / Recibido: 10/10/2013
Aceitação / Aceptación: 24/12/2013
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