Gestão dos manuscritos submetidos à Revista Portuguesa de Medicina Geral e Familiar nos últimos cinco anos

Daniel Pinto*

*Editor da Revista Portuguesa de Medicina Geral e Familiar

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Gerir uma revista científica com um corpo editorial composto por voluntários que trabalham gratuitamente e um secretariado profissional de uma só pessoa com um reduzido número de horas semanais dedicadas à revista não é tarefa fácil, mas é isso que têm feito sucessivos editores da Revista Portuguesa de Medicina Geral e Familiar. Há que receber cada manuscrito, verificar se cumpre as normas de apresentação, confirmar aos autores a entrada, atribuir o manuscrito a um editor, analisá-lo, discuti-lo em reunião do corpo editorial e decidir o seu envio para revisão interpares, escolher e contactar os revisores, escrever pedidos de reformulação, contactar os autores, voltar a enviar o manuscrito aos revisores, aprovar a versão final, enviar o manuscrito para o revisor técnico, fazê-lo seguir para paginação, verificar as provas e finalmente ver o artigo publicado e começar tudo de novo com o seguinte. Em cada momento, um editor estará a gerir cerca de cinco manuscritos em diferentes fases deste processo.

Esta complexidade inerente às tarefas editoriais é propensa a falhas e erros. Por isso, na ausência de outros recursos de gestão editorial com custos fora do alcance da nossa revista, criámos em 2008 uma ferramenta electrónica a que, entre os editores, apelidámos de «Gestor de artigos», ou simplesmente gestor. No gestor dão entrada todos os novos manuscritos e para cada um são registados os dados dos autores e dos revisores, a fase em que se encontra no processo editorial, as datas de conclusão das fases anteriores, o editor responsável, etc. Desde o segundo semestre de 2008 o gestor é utilizado de forma regular para todos os novos manuscritos, tendo-se tornado num auxiliar indispensável às tarefas dos editores. Além disso, o gestor colecciona informação interessante acerca do funcionamento da revista e do seu corpo editorial, como o número de manuscritos recebidos, a taxa de aceitação ou a demora até à decisão final de recusa ou aceitação. Neste editorial partilhamos com os nossos leitores a informação acerca dos manuscritos recebidos nos últimos cinco anos (entre Julho de 2008 e Junho de 2013) e que se encontra resumida no quadro I.

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O número de manuscritos submetidos à Revista Portuguesa de Medicina Geral e Familiar conheceu um aumento substancial, sobretudo na categoria de artigos breves, que o corpo editorial tem procurado incentivar. Contudo, o número de trabalhos de investigação original, onde a revista tem por política publicar o maior número de artigos, não tem aumentado. Para aumentar a divulgação dos resultados de trabalhos de investigação, o corpo editorial decidiu sugerir a alguns autores a transformação dos seus manuscritos para as secções de artigos breves (um manuscrito) ou cartas de investigação (dois manuscritos). O mesmo já foi feito com quatro manuscritos na categoria de relatos de caso, transformados durante o processo editorial em artigos breves. No quadro I, estes artigos foram contabilizados na secção final em que foram publicados.

O aumento do número de submissões não foi acompanhado de maior espaço para publicação, o que tem naturalmente como consequência uma diminuição da taxa de aceitação dos manuscritos recebidos. Isto quer dizer que o corpo editorial pode agora seleccionar para publicação apenas os artigos de maior qualidade. O número de artigos publicados tem como principal factor limitante a edição da revista em papel e os respectivos portes de correio. O aumento do número de páginas tornaria a revista economicamente inviável. Encurtar a periodicidade da revista (de bimestral para mensal) também não parece actualmente viável, uma vez que o número de manuscritos com qualidade para publicação é ainda insuficiente para alimentar 12 números por ano. Além disso, tal representaria um aumento muito significativo do trabalho do corpo editorial, com necessidade de repensar a organização da revista.

Já o número de cartas ao director, apesar de ter aumentado nos últimos dois anos, continua a ser inferior ao desejável. O corpo editorial gostaria de receber um maior número de comentários aos artigos que publica, bem como de cartas de investigação relatando resultados de pequenos estudos (estudos piloto, observações em listas de utentes ou unidades de saúde, confirmação de resultados obtidos noutros locais, etc.) que, pese embora as suas limitações, possam trazer novo conhecimento científico. A taxa de publicação de 100% das cartas recebidas nos últimos cinco anos deve servir de estímulo aos autores para que submetam os seus comentários e trabalhos.

Em contraponto, o número de manuscritos de revisão que temos vindo a receber nos últimos três anos é excessivo face ao espaço que existe para publicação (seis artigos por ano), do que resulta ser esta a secção com mais baixa taxa de aceitação. Assim, os autores interessados em publicar trabalhos de revisão na nossa revista devem saber que apenas aqueles com maior pertinência para a prática dos médicos de família e qualidade metodológica acima da média serão considerados para publicação.

A demora mediana até à decisão de aceitação ou recusa foi de 3,9 meses no total dos últimos cinco anos, sendo maior para os manuscritos que vieram a ser publicados (6,4 meses) do que para os artigos que foram recusados (2,5 meses). Esta diferença é ilustrativa do esforço conjunto de autores, revisores e editores para melhorar os manuscritos com potencial de publicação ao longo do processo de revisão interpares, garantindo que o resultado final tem a melhor qualidade possível.

É notória uma diminuição substancial da demora até à decisão editorial ao longo dos últimos cinco anos, de 9,7 meses no período de Julho de 2008 a Junho de 2009 (8,2 meses para os manuscritos que vieram a ser publicados e 11,5 meses para os que foram recusados) para 2,0 meses no período de Julho de 2012 a Junho de 2013 (3,2 meses para os manuscritos que vieram a ser publicados e 1,7 meses para os que foram recusados). Esta diminuição reflecte um esforço continuado do corpo editorial para agilizar o processo de gestão dos manuscritos no sentido de dar uma resposta célere aos autores. Para esta diminuição do tempo de resposta têm contribuído o aumento do número de revisores e a rapidez do seu trabalho, o esforço do corpo editorial para transmitir rapidamente aos autores o parecer da revisão e a decisão para recusar alguns manuscritos após apreciação do corpo editorial sem necessidade de obter o parecer de revisores externos (poupando os revisores para aqueles manuscritos com potencial de publicação).

Nos próximos anos a Revista Portuguesa de Medicina Geral e Familiar continuará o seu processo de evolução na gestão de manuscritos, esperando o corpo editorial que dentro de algum tempo o processo de submissão passe a ser feito através da ferramenta Open Journal Systems, que actualmente utilizamos para gerir a nossa página electrónica. Esta ferramenta permitirá realizar todo o processo editorial de forma integrada, com possibilidade de autores, editores e revisores conhecerem o estado de cada manuscrito em qualquer momento. O objectivo final será sempre o mesmo: levar aos nossos leitores uma revista de elevada qualidade e contribuir para o conhecimento científico na área da Medicina Geral e Familiar.

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Conflito de interesses

O autor foi o criador da ferramenta «gestor de artigos» utilizada pelo corpo editorial da Revista Portuguesa de Medicina Geral e Familiar, tendo-o feito a título gratuito.