O “Arquivo Moderno do Ultramar”: herança administrativa da Revolução Liberal (1833-1910)

The “Arquivo Moderno do Ultramar”: administrative legacy of the Liberal Revolution (1833-1910)

Sónia Pereira Henrique^*, ^**

^*Sónia Isabel Duarte Pereira Henrique, IHC – Instituto de História Contemporânea, Universidade NOVA de Lisboa, 1050-099 Lisboa, Portugal. sonia.pereira.henrique@gmail.com

RESUMO

Em Portugal, o desenvolvimento administrativo potenciado pela Revolução Liberal promoveu uma Administração Pública que refletiu ao nível ministerial uma estruturação progressiva e um modus operandi burocrático. Sintomatologias que alastraram aos arquivos. Foi explorado o “Arquivo Moderno do Ultramar” (1833-1910) privilegiando-se o estudo orgânico-funcional da Direção-Geral do Ultramar e a história custodial daquele conjunto documental depositado no Arquivo Histórico Ultramarino, em Lisboa. Um estudo que permitiu compreender o crescimento do arquivo e a sua relevância na administração ultramarina.

Direção-Geral do Ultramar / Arquivo colonial / Correspondência / Século XIX

ABSTRACT

In Portugal, the administrative development enhanced by the Liberal Revolution promoted a Public Administration that reflected at ministerial level a progressive structuring and a bureaucratic modus operandi. Symptoms that spread to the archives. To explore the “Modern Overseas Archive” (1833-1910) was privileged the organic-functional study of the Direção-Geral do Ultramar and the custodial history from that records group held at the Arquivo Histórico Ultramarino, in Lisbon. A study that allowed to comprehend the archive’s growth and relevance in the overseas administration.

KEYWORDS

Direção-Geral do Ultramar / Colonial Archive / Correspondence / 19^th century

O Liberalismo possibilitou que a Administração Pública Portuguesa, ao nível ministerial, denotasse tanto a complexidade das estruturas organizacionais como a burocratização do modus operandi. Um movimento que auxiliado pela Revolução Liberal de 1820 perpassou todo o século XIX. Tendo a revolução permitido uma forma renovada de produzir e de fazer circular os documentos será que isso teve expressão na arquivagem e na acessibilidade aos documentos de arquivo?

O estudo que se apresenta relativo ao “Moderno Arquivo do Ultramar” pretende problematizar este arquivo colonial perspetivando a constituição do acervo e a sua patrimonialização como uma herança administrativa da Revolução Liberal. Compreender como se processou a um nível a prática burocrática, os circuitos de transmissão implicados na tramitação e difusão documentais, a arquivagem dos documentos e a sua acessibilidade.

A questão da acessibilidade à documentação da Administração, hoje basilar, tem o seu percurso histórico. Sérgio Pratas explica que o acesso generalizado e democratizado da informação, arquivos e registos administrativos, pressupõe que exista um regime político democrático. E, cumulativamente, a transparência dos diversos poderes do Estado assentando em três pilares: o acesso à informação, a difusão e discussão da informação e a proximidade à sociedade¹. Esta liberdade e garantia beneficiou da evolução epistemológica da Arquivística, e esta ciência encontrou na Revolução Liberal de 1820 um ponto de viragem conforme se explorará.

O primeiro ponto do texto apresenta o “Arquivo Moderno do Ultramar” mediante a recuperação de uma fonte produzida pelo Serviço de Arquivo da Direção-Geral do Ultramar em 1857 com o título formal “Nº 2, Arquivo da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar”. Este documento, custodiado pelo Arquivo Histórico Ultramarino (AHU), em Lisboa, tornou acessível um conjunto de dados relativos ao acervo documental resultante da administração dos negócios ultramarinos. Um testemunho que indicava as delimitações cronológicas aplicadas aos diversos fundos relativos à administração e governação ultramarinas de Portugal, fornecendo informação relativa à história custodial e arquivística da documentação². Este primeiro ponto do texto compreende ainda um enquadramento institucional do principal produtor deste arquivo: a Direção-Geral do Ultramar.

Devem ser feitas duas observações nesta introdução para evitar erros de análise ao argumento desenvolvido no artigo. Primeiro, a denominação “Arquivo Moderno do Ultramar”, recuperada para o título deste artigo, é originalmente empregue nesta fonte de 1857, designando a produção documental relativa aos negócios ultramarinos posteriores a 1833. Na década de 1850, o atributo “moderno” não detém a conotação contemporânea. Pelo que o fundo a que alude aquela designação compreende a documentação produzida e recebida pela Direção-Geral do Ultramar e pelos organismos que com aquela, em relação de subordinação ou de coordenação, tiveram competência na resolução dos negócios ultramarinos entre 1833 e 1910. Faz-se o reparo de que a conceção deste artigo, material e intelectual, não contempla outras fontes primárias além das produzidas pela Administração Central, sediada em Lisboa.

O segundo ponto do artigo procurou fazer uma súmula do apurado, à presente data, relativamente à proveniência documental expondo os elementos recolhidos da história custodial e arquivística do “Arquivo Moderno do Ultramar”. Por último, explorou-se a produção documental que veio a formar o arquivo, recorrendo a um mapa publicado num periódico oficial do Ministério da Marinha e do Ultramar, o Boletim Militar do Ultramar. Um exercício demonstrativo das tipologias documentais produzidas e acumuladas pelas diversas repartições da Direção-Geral do Ultramar de 1879 a 1903, denotando o acréscimo do arquivo³.

APRESENTAÇÃO DO “ARQUIVO MODERNO DO ULTRAMAR”

Associada à origem da escrita, a Arquivística remonta às civilizações pré-clássicas⁴. Relativamente à prática contemporânea, a Arquivística desenvolveu-se no quadro do Positivismo, na dependência da História, conforme outras disciplinas que se ocupavam do estudo do passado: a Paleografia, a Diplomática ou a Sigilografia. Tomadas como saberes instrumentais, estas disciplinas revelavam subalternidade relativamente à História⁵. Em Portugal, o modelo arquivístico seguido no século XIX foi favorecido pelos ideais da Revolução Francesa. No que respeitou à política de nacionalização de bens e documentos, bem como ao seu acesso, a Revolução Liberal de 1820 em Portugal possibilitou realizações semelhantes às da Revolução Francesa em França. No entanto, a salvaguarda do património reclamava que fossem criadas condições, o que passava, inevitavelmente, pela capacidade de regular o métier arquivístico. Isso aconteceu em 1887, com a criação da Inspeção-Geral das Bibliotecas e Arquivos Públicos⁶.

O “Moderno Arquivo do Ultramar”, enquanto objeto de estudo, designa o conjunto documental resultante da administração ultramarina de Portugal, produzido e acumulado na metrópole, no período compreendido entre 1833 e 1910. Este arquivo constituía uma responsabilidade do organismo que na Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar se ocupou dos negócios ultramarinos, a Direção-Geral do Ultramar. Recuperou-se o estudo orgânico-funcional daquela Direção-Geral, revisitou-se a história custodial da documentação e o aumento significativo verificado ao nível da produção documental depois de 1878.

Na consulta da documentação de arquivo da Direção-Geral do Ultramar havia a expectativa inicial de encontrar documentação interna que pudesse responder a determinadas questões sobre o serviço. Como foi regulado, como foi classificado, quem solicitava documentação ao arquivo, qual o procedimento associado, etc. Eram sobejas as questões a colocar aos documentos produzidos na administração dos negócios ultramarinos, mas poucos foram os registos cuja autoria material se conseguisse atribuir ao Serviço de Arquivo da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar. O documento interno intitulado “Nº 2, Arquivo da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar” detalhou várias contingências passadas pelos arquivos da Marinha e do Ultramar até ao ano de 1857⁹. A documentação relativa aos negócios ultramarinos sob a alçada da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar, na altura, compreendia registos produzidos e acumulados tanto pela própria Secretaria de Estado como pelo Conselho Ultramarino. Aquando da formação do Arquivo Histórico Colonial (AHC), tanto o fundo do Conselho Ultramarino, como o da Secretaria de Estado da Marinha e do Ultramar, incorporaram o seu acervo¹⁰.

O documento reportava o facto de, entre a criação da Secretaria de Estado dos Negócios de Marinha e dos Domínios Ultramarinos em 1736¹¹ e o ano de 1843, não ter havido lugar ao surgimento de um regulamento para o serviço administrativo de ambas as pastas ministeriais. Um vazio administrativo que inevitavelmente implicava não ter sido regulado o seu arquivo. O decreto de 15 de fevereiro de 1843 foi o primeiro regulamento daquela Secretaria de Estado. O normativo apresentava dezanove artigos sem qualquer separação em capítulos, não apresentando título a maioria, exceto os que se referem a serviços e a funcionários¹². Além da ausência ao nível da regulação, a Secretaria de Estado até 1833 não havia conhecido qualquer divisão estrutural. Fenómeno que conheceu uma inflexão no decurso do século XIX, conforme se verificou através do estudo orgânico-funcional à Direção-Geral do Ultramar¹³.

O segundo parágrafo do documento referia a ausência de um arranjo documental aplicado à documentação resultante da administração ultramarina, indicando três tipos de motivos: causas naturais, fatores de política externa e fatores administrativos. O que escusava de algum modo esta tarefa inacabada à data de 1857. Assim, a documentação mais antiga, com produção entre 1736 e 1833, fora parcialmente afetada pelo terramoto de 1755. No caso português, aquela causa natural condenou algum património documental ao desaparecimento. No Arquivo Histórico Ultramarino podem ser consultados livros produzidos pela Secretaria de Estado dos Negócios Ultramarinos entre 1821 e 1833¹⁴.

Adicionalmente ao terramoto, a documentação de arquivo relativa à administração das possessões ultramarinas experienciou a ida da Corte Portuguesa para o Rio de Janeiro, o que no documento surge enumerado como um “fator de política externa”. Motivada pelas invasões francesas, não foi apenas a Corte que se mudou para o Rio de Janeiro, mas os seus arquivos. Ana Canas Delgado Martins explorou este momento, reconstituindo a história custodial, apurando os processos de criação e de circulação documental¹⁵.

Por último, há a considerar a evolução administrativa dos organismos. No caso dos negócios do Ultramar, as alterações administrativas e legais trazidas pelos ideais da Revolução Liberal propiciaram a desagregação do expediente resultante daqueles negócios pelas diversas Secretarias de Estado do Governo Português¹⁶. No final do século XIX, recordava Ferreira do Amaral que a Carta Constitucional da Monarquia Portuguesa, outorgada em 1826, tinha sido um primeiro passo na política colonial, igualando os direitos civis e políticos dos cidadãos metropolitanos e ultramarinos¹⁷. Contudo, ainda antes daquela outorga se problematizaram vários mecanismos e conceitos, o que propiciou o apagamento da Secretaria de Estado do Ultramar no Ministério dos Negócios da Marinha e do Ultramar.

Os motivos invocados para justificar o apagamento da Secretaria de Estado do Ultramar são compreensíveis. Sendo todos os indivíduos, tanto na metrópole como além-mar, cidadãos portugueses e sendo os territórios ultramarinos províncias de Portugal, para que necessitaria o Governo de uma pasta ministerial dedicada ao tratamento dos assuntos ultramarinos?¹⁸ Porém, o mesmo não se podia ter presumido ao nível do tratamento do expediente daqueles negócios. Este novo entendimento administrativo burocraticamente levou a que a documentação passasse a ser tratada atendendo à função e não ao fim. Na altura, a carta de lei de 8 de novembro de 1821 distribuiu os assuntos (e os documentos) ultramarinos, conforme a sua natureza, pelas diversas secretarias de Estado. Uma situação que apenas se reverteu quase dois anos depois. A Carta de Lei de 3 de outubro de 1823 dava sem efeito a norma de 1821, mandando reverter à Secretaria de Estado dos Negócios de Marinha o expediente do Ultramar¹⁹.

Embora se recupere para o argumento do artigo a difusão documental vivenciada no seguimento da Revolução Liberal, a temática da gestão da produção documental ao nível das funções-meio não podia ser mais atual para a Arquivística Portuguesa. Tem a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) trabalhado na criação de orientações e soluções que permitam gerir os arquivos otimizando a produção documental e eliminando redundância. São disso mostra o Projeto de Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística (ASIA)²⁰ e o lançamento da plataforma de Classificação e Avaliação da Informação Pública (CLAV)²¹. Esta última articulando diversos normativos nacionais e internacionais para o tratamento documental nas suas várias fases, disponibilizando a “Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública”, documentos metodológicos e manuais. Estas ferramentas permitirão às organizações elaborar planos de classificação e tabelas de seleção, organizando de forma eficiente os seus arquivos.

A dispersão da documentação ultramarina decorrida entre 1821 e 1823 adensou-se com a extinção do Conselho Ultramarino em 1833. Havia com a Revolução Liberal uma vontade de quebrar alguns dos condicionalismos tidos como marcas do Antigo Regime e, nesse ponto, o Conselho Ultramarino era um alvo demasiado evidente para que se pudesse ignorar. O que a história nos mostra, ao nível do tratamento documental, é que a ideologia não pode ignorar o pragmatismo inerente ao funcionamento dos serviços administrativos. Extinguiu-se o Conselho Ultramarino, mas não cessaram as necessidades que implicaram tanto o seu surgimento como o seu desempenho burocrático. A extinção do Conselho acarretou a transferência dos “papéis”, livros de registo e processos para a Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha²². E isso fez com que, em 1834, retornasse a situação vivenciada em 1821, distribuindo-se o expediente do Ultramar pelas demais secretarias de Estado, posto que a Secretaria de Estado da Marinha não dispunha de condições para acautelar toda a produção documental referente aos negócios do Ultramar²³. Este retrocesso cedo se verificou insustentável tanto do ponto de vista administrativo como governativo, culminando, em abril de 1835, no restabelecimento da Secretaria de Estado do Ultramar²⁴.

Explicadas as razões que concorriam para a desorganização do acervo documental resultante da Administração dos Negócios de Portugal no Ultramar, em sede governamental, era apresentada a classificação atribuída aos conjuntos documentais. Assim, existiam: o Arquivo Antigo da Secretaria de Estado, o Arquivo Moderno do Ultramar, o Arquivo Antigo de Marinha, o Arquivo Moderno de Marinha²⁷ e o Arquivo do extinto Conselho Ultramarino. O Arquivo Antigo da Secretaria de Estado continha a correspondência desde 1755, posterior ao terramoto, até à data da extinção do Conselho Ultramarino (25 de julho de 1833), abrangendo os territórios em África, no Oriente e as capitanias do Brasil. O Arquivo Moderno do Ultramar continha a produção documental referente aos negócios ultramarinos posterior à extinção do Conselho Ultramarino em 1833. A produção documental referente aos Negócios de Marinha obedecia a uma divisão cronológica semelhante.

O Arquivo Moderno do Ultramar era responsabilidade da Direção-Geral do Ultramar, surgida da organização dada à Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar, através do decreto de 25 de maio de 1838²⁸. Nesse ano, esta Secretaria de Estado passou a apresentar duas secções: uma para administrar os Negócios do Ultramar e outra para administrar os Negócios de Marinha²⁹. A primeira recebeu a designação de Secção do Ultramar e a outra Secção de Marinha. Conforme verificado, foi apenas na década seguinte que aquela Secretaria de Estado obteve o seu primeiro regulamento formal. Aprovado pelo decreto de 15 de fevereiro de 1843, o normativo segmentou as duas secções existentes em repartições. A Secção do Ultramar passou a apresentar quatro repartições orientadas por um critério geográfico: a 1ª Repartição tratava os assuntos referentes ao Estado da Índia, Macau, Timor e Solor, a 2ª Repartição, os assuntos de Angola, a 3ª Repartição, os assuntos de Moçambique e a 4ª Repartição, os assuntos de Cabo Verde, da Guiné e São Tomé e Príncipe³⁰.

Na década seguinte, tornaram os negócios ultramarinos a conhecer outro regulamento. O decreto de 6 de setembro de 1859 alterou as designações estruturais da Secretaria de Estado da Marinha e do Ultramar, passando as suas “Secções” a “Direções”. No que respeitava às matérias de que a Secretaria de Estado era competente, verificou-se a separação das matérias de Fazenda em uma nova direção³¹. Na década seguinte, embora se tivessem verificado alterações na estrutura e no funcionamento dos serviços em 1867, foi apenas em 1868 que se reorganizou a Secretaria de Estado da Marinha e do Ultramar. Um novo regulamento promoveu a progressão das “Direções” para “Direções-gerais”, assistindo-se ao surgimento da Direção-Geral do Ultramar, denominação mantida até à sua extinção em 1910. Este reorganizou a Direção-Geral do Ultramar (DGU) em três repartições vindo apenas no ano seguinte esta a apresentar uma quarta repartição. Em 1868, a primeira repartição da DGU ocupava-se da administração geral e local das províncias ultramarinas, da justiça, dos negócios eclesiásticos, dos negócios externos e, ainda, do expediente da Junta Consultiva do Ultramar. A segunda repartição ocupava-se da agricultura e subsistências nas províncias ultramarinas, dos bens nacionais e das concessões de terrenos, das questões de colonização e emigração, do correio, do comércio, da indústria, das contribuições, das matas e minas, das explorações científicas e das obras públicas. Cabiam-lhe, de igual modo, a sistematização de informação para divulgar o Ultramar através da produção de estatísticas e da montagem de exposições de produtos coloniais. Restavam para a terceira repartição os assuntos militares, desde o recrutamento à organização das forças expedicionárias e às escolas militares³². Em 1869, a DGU passou a apresentar na sua estrutura quatro repartições, ficando a última responsável pela contabilidade³³.

Na década de 1870, a Secretaria de Estado beneficiou de outro regulamento que organizou a Direção-Geral do Ultramar em seis repartições. Conforme se entende pela descrição dos anos antecedentes, existia um excesso de funções atribuídas às 1ª e à 2ª repartições. A reestruturação sofrida pela DGU em 1878 estabilizou a sua orgânica, embora esta viesse a beneficiar de alguns ajustes até 1910. A primeira repartição continuou a ocupar-se das mesmas matérias, conforme descrito, perdendo a responsabilidade na administração dos negócios externos. A segunda repartição passou a acautelar a administração geral da fazenda das províncias ultramarinas, os negócios externos que se relacionassem com o Ultramar, os assuntos de colonização e a emigração, os bancos e companhias, a agricultura e as subsistências. A terceira repartição continuou a dedicar-se às obras públicas, ao comércio e à indústria e a quarta repartição à organização militar. Com a criação de mais duas repartições, houve a possibilidade de que a quinta repartição se responsabilizasse pelos assuntos de contabilidade, ficando a sexta disponível para tratar do expediente: entrada geral, registo, distribuição pelos demais serviços, emissão de guias, certidões, pelos arquivos do Ultramar e pela biblioteca do Ministério³⁴.

Na década de 1880, não se conheceu na Secretaria de Estado outro regulamento, o que ocorreu no início da década de 1890. O decreto de 19 de dezembro de 1892 foi o penúltimo regulamento daquela Secretaria de Estado, vindo o decreto de 13 de agosto em 1902 a ser o último normativo aplicável tanto à Secretaria de Estado da Marinha e do Ultramar como às suas corporações consultivas³⁵.

Dirigida por um diretor-geral, simultaneamente secretário-geral do Ministério da Marinha e do Ultramar, a Direção-Geral do Ultramar detinha várias funções executivas na administração dos negócios de Portugal no Ultramar³⁶. Desde a nomeação de funcionários³⁷ às missões, o organismo era competente sobre a administração da Justiça, a Fazenda Real, o comércio e as demais áreas administrativas nos domínios ultramarinos: a saúde, a instrução, a indústria, as obras públicas e a organização militar. Era também da sua responsabilidade a coordenação dos decretos expedidos pela Inspeção-Geral da Fazenda do Ultramar e pela Direção dos Caminhos-de-Ferro Ultramarinos³⁸Arquivo Moderno do Ultramar, até 1843 não haviam sido implementados quaisquer planos de organização. A este respeito, o regulamento de 1843 determinava que o Serviço de Arquivo do Ministério da Marinha e do Ultramar deveria estar classificado de acordo com a divisão dos trabalhos e que nessa conformidade se produziriam catálogos. Mas tirando os catálogos produzidos para controlar as existências de monografias no Ministério, tanto na Biblioteca como nos gabinetes de trabalho não foram recuperados outros instrumentos de descrição documental³⁹.

O regulamento da Secretaria de Estado da Marinha e do Ultramar promulgado no decurso do mandato do ministro e secretário de Estado Adriano Ferreri (1859-1860), em 1859, promoveu uma alteração substancial ao tratamento do expediente ultramarino: as repartições, que anteriormente separavam o expediente recorrendo a um critério geográfico, passaram a empregar adicionalmente um critério por matéria. Na década seguinte, a lei de 26 de junho de 1867 estabeleceu o plano das alterações feitas ao decreto de 6 de setembro de 1859. Ainda assim, no que respeitava ao procedimento burocrático a desempenhar pelos funcionários do Serviço de Arquivo não se verificaram novidades. Adicionalmente, “a distribuição do serviço pelas diversas repartições da Secretaria de Estado” seria determinada pelo Governo, conservando o sistema vigente de divisão dos negócios respetivos. Em agosto desse ano, surgiu uma portaria que sublinhava as responsabilidades do arquivista e do seu ajudante⁴⁰.

Ao nível do funcionalismo dos serviços técnicos da Direção-Geral do Ultramar, se nem as alterações de 1868 conforme as de 1869 acrescentaram algo ao Serviço de Arquivo, o mesmo não vigorou em 1878. Foi este normativo que promoveu na Direção-Geral do Ultramar a adoção de um critério funcional para o seu expediente. E isso, inevitavelmente, teve o seu reflexo no arquivo. Determinava o regulamento da Secretaria de Estado da Marinha e do Ultramar que aos arquivistas competia guardar e classificar, em harmonia com a divisão dos serviços, os livros e os papéis. Adicionalmente, deveriam tomar nota em diário de tudo o que desse entrada ou saída do arquivo, satisfazendo as requisições de documentação e a emissão de certidões solicitadas.

O regulamento da Secretaria de Estado do ano de 1892 indicava que a 2ª Secção da Repartição Central ficava responsável pela entrada geral, pelos arquivos da Direção-Geral do Ultramar e pela biblioteca do Ministério⁴¹. O último regulamento da Secretaria de Estado foi promulgado em 1902, pouco acrescentando ao que se encontrava definido relativamente ao Serviço de Arquivo. Através deste normativo, deixou a entrada geral de ser responsabilidade da 2ª Secção da Repartição Central, passando aquela a ocupar-se exclusivamente da biblioteca do Ministério e dos arquivos do Ultramar⁴². Naquele ano o Arquivo Moderno do Ultramar contemplava, além da produção documental da Direção-Geral do Ultramar, os arquivos das autoridades anexas ao Ultramar: a Junta Consultiva do Ultramar, a Comissão de Cartografia, a Comissão de Minas do Ultramar, a Inspeção-Geral de Fazenda Ultramarina, a Direção dos Caminhos-de-Ferro Ultramarinos, entre outros.

A HISTÓRIA CUSTODIAL DO ACERVO⁴³

A Revolução Liberal de 1820 propiciou a transição para uma nova ordem social, política e administrativa. São vários os estudos que permitem problematizar a arquivística e o modo como esta etapa se inscreveu nos acervos portugueses. Em 1996, José Subtil publicou dois estudos sobre dois organismos da administração central portuguesa: o Tribunal do Desembargo do Paço (1750-1833) e o Ministério das Finanças remontando a instituição ao tempo da Secretaria de Estado da Fazenda, acompanhando o arco cronológico de 1801-1996⁴⁴. Os estudos validam a tese de que investigar uma instituição não se deve circunscrever ao recuperar da sua história, reconhecendo igualmente a rede administrativa e burocrática de que faça parte⁴⁵.

Fernanda Ribeiro tem contribuído para o desenvolvimento do lastro teórico da arquivística. O estudo da autora sobre o acesso aos arquivos recuperou a origem e consolidação dos sistemas de informação arquivística portugueses referentes aos arquivos da administração central, dos arquivos municipais, do arquivo da Universidade de Coimbra, do arquivo do Colégio dos Nobres e dos arquivos notariais, desde a Idade Média ao final do Antigo Regime. No que respeitou aos arquivos da administração central portuguesa, é feito o levantamento da regulamentação arquivística da maioria das secretarias de Estado⁴⁶. Embora não se tenha contemplado a legislação da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar, é clarificada a conversão dos arquivos das secretarias de Estado em arquivos históricos incluindo a documentação do Ultramar⁴⁷.

Explorando o paradigma custodial português, Fernanda Ribeiro estudou a criação do Arquivo Nacional, a sua política historicista e patrimonialista, e a Inspeção das Bibliotecas e Arquivos⁴⁸. Nesta última, analisou o desenvolvimento da política incorporacionista em Portugal e a questão da descentralização dos acervos. Ambas consequências administrativas proporcionadas pela Revolução Liberal⁴⁹.

As problemáticas que perpassam os arquivos são diversas e relativamente transversais, independentemente da sua tipologia, contemplando questões de custódia, de arranjo, de classificação, ou de preservação e conservação. Não obstante, os arquivos coloniais apresentam ainda questões que necessitam do apoio de outras ciências para serem compreendidos, nomeadamente a recursividade do documento de arquivo colonial e a questão identitária associada à produção dos acervos. Ann Laura Stoler alertou para esta primeira questão. Recusando-se a aceitar o arquivo colonial enquanto “dead matter”, tanto ao nível da sua produção, como na sua passagem a arquivo definitivo, a autora defende que no arquivo colonial existe uma reativação associada ao documento que possibilita que os registos se coloquem ao serviço de novas estratégias governativas⁵⁰. Eric Ketelaar, abordando esta questão, defende que ambos os processos se encontram intimamente ligados à identidade dos povos e das comunidades⁵¹. Do que foi dado analisar, não parece simples refutar qualquer das proposições. E isso pode explicar a dificuldade em organizar e classificar aqueles arquivos, bem como a própria produção de instrumentos de acesso.

Pese embora o “Arquivo Colonial Português” não se deva cingir ao explorado, sequer a documentos oficiais em exclusivo, este estudo é dedicado ao que Terry Cook nomeou como “records of governance”⁵². No caso, este estudo dedica-se aos testemunhos e provas documentais de diversos atos de governo que tramitaram em várias estruturas através da Direção-Geral do Ultramar.

Joana Estorninho de Almeida caracterizou esta cultura burocrática, explorando como o poder executivo e a ciência administrativa se adaptaram às novas exigências na primeira metade do século XIX derrubado o Antigo Regime⁵³. Pedro Tavares de Almeida apresentou as características essenciais da estrutura e dinâmica da burocracia do Estado na segunda metade de Oitocentos. As reformas sofridas pelas secretarias de Estado destinavam-se “a melhorar os padrões de qualidade e eficiência dos serviços públicos”, almejando a especialização funcional da Administração Pública⁵⁴. No seu estudo, o autor fornece um quadro demonstrativo do funcionalismo público entre 1853 e 1890. Embora a tendência geral ao nível dos quadros de pessoal tenha evidenciado um alargamento, no caso concreto da Marinha e do Ultramar, a década de 1860 e a de 1870 revelaram uma inflexão. Explorando se seria o número de funcionários públicos excessivo durante a Regeneração, o autor fornece um comparativo com a França, a Grã-Bretanha, a Alemanha e Itália, demonstrando que, atendendo ao contexto europeu, o funcionalismo nacional não era exagerado⁵⁵.

No caso concreto da Secretaria de Estado dos Negócios do Reino (1834-1843), Joana Estorninho de Almeida recuperou a participação dos diversos elementos do seu quadro de pessoal, desde o Secretário-geral, a quem cumpria dar conta do andamento dos trabalhos ao ministro e secretário de Estado, ao porteiro, aos oficiais e amanuenses⁵⁶. Aludindo ao quotidiano daquela secretaria de Estado, a autora caracteriza um processo de decisão⁵⁷, o que permite averiguar a tramitação, o desempenho dos funcionários e a duração do procedimento administrativo, transversal às demais secretarias de Estado⁵⁸.

A criação de um Arquivo de Estado para acolher os documentos produzidos pela Administração Central, no âmbito dos negócios ultramarinos foi discutida no 2º Congresso Colonial (6 e 10 de maio de 1924). Na altura, Teixeira Botelho, arquivista no Ministério das Colónias, denunciava a falta de bibliografia colonial nacional nos trabalhos historiográficos internacionais. Falha que no seu entender podia ser reparada criando um Arquivo Histórico Colonial. O acervo desse arquivo deveria ser separado em dois grandes grupos: os documentos históricos e os recentes. Assim, junto ao Ministério das Colónias permaneceriam os documentos de arquivo corrente que a administração eventualmente necessitasse consultar, enquanto os demais recolheriam ao arquivo histórico⁵⁹. Ideia semelhante apresentou António José Pires Avelanoso, bibliotecário-arquivista no mesmo ministério. O arquivo deveria conter na sua organização tantas secções quantas as direções-gerais de serviços. Contudo, junto ao ministério, deveria ser instalado um arquivo geral ou administrativo destinado a tratar a documentação dos serviços, que deveria manter por um prazo de dez anos. A remessa da documentação para o Arquivo Histórico proceder-se-ia findo esse prazo de vigência administrativa anexando nota discriminando proveniência e ordem⁶⁰.

A documentação ultramarina de cronologia mais recuada encontrava-se desde 1889 depositada na Torre do Tombo. No seguimento dessa remessa, incumbia ao Conservador do Real Arquivo, Rafael Basto, produzir a relação dos volumes e maços entrados. Esta lista serviria de termo de entrega à Inspeção-Geral das Bibliotecas e Arquivos Públicos. Porém, pelo que pode ler-se nas teses defendidas no Congresso Colonial, naquele ano ainda a catalogação da documentação estava incompleta. O segundo núcleo que integrou o acervo do Arquivo Histórico Colonial estava depositado na Biblioteca Nacional porque, não havendo espaço na Torre do Tombo, decidiu-se superiormente a sua transferência para a Biblioteca⁶⁵.

O levantamento das coleções transferidas para a Biblioteca Nacional contabilizou um total de 1099 volumes e de 1857 maços de avulsos a que se somavam os arquivos resgatados por António Enes em Moçambique e um excedente relativo aos Negócios de Marinha realizado em 1897 pela Secretaria do Conselho do Almirantado⁶⁶. Em 1901, aquando da reforma dos Serviços das Bibliotecas e Arquivos Nacionais, decorrida da reorganização à Inspeção-Geral das Bibliotecas e Arquivos, foi criada na Biblioteca Nacional uma secção denominada Arquivo de Marinha e Ultramar. Esta continha os documentos relativos aos negócios ultramarinos anteriores a 1833⁶⁷.

O Arquivo de Marinha e Ultramar conheceu um plano de reorganização proposto por Ernesto Rodolfo Hintze Ribeiro, enquanto este exerceu o cargo de diretor da Biblioteca. Mediante o plano de Hintze Ribeiro, deveriam ser estabelecidos dois grandes grupos na documentação ultramarina: o primeiro para a documentação produzida desde meados do século XVI até 1833 e um segundo grupo respeitante à organização e serviços da Marinha de Guerra concentrados na Secretaria de Estado e respetivas corporações⁶⁸. Em 1902, o novo diretor da Biblioteca Nacional de Lisboa, Gabriel Victor do Monte Pereira, publicou um artigo no Boletim da Sociedade Geográfica, no qual aludia à composição daquele arquivo⁶⁹. Mais tarde, Ernesto Ennes, conservador na Biblioteca Nacional e chefe da 6ª divisão responsável pela “Secção Ultramarina Cartografia e Numismática”, apresentou um inventário daquela documentação, não descendo além do nível da série documental⁷⁰.

Relativamente ao terceiro núcleo, a documentação histórica à guarda do Ministério das Colónias, respeitava à produção da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar. Em termos físicos, o arquivo localizava-se no Arsenal, conforme a Secretaria de Estado. Sabe-se que, no início do século XX, o espaço físico na Direção-Geral do Ultramar para acondicionar o arquivo escasseava. A prová-lo, está o processo de cedência de espaço para o arquivo entre esta e a sua congénere Direção-Geral de Marinha. Mas até à inauguração do Arquivo Histórico Colonial foi no Arsenal que se guardaram os documentos⁷¹.

No que respeitou à produção de instrumentos de descrição documental, pouco havia para auxiliar a recuperação da documentação do Arquivo Moderno do Ultramar. Entre os anos de 1931 e 1950, aquela documentação a par dos documentos avulsos do Conselho Ultramarino foi reclassificada, dando origem a séries geográficas, mantidas até à atualidade⁷². Entre esses anos, foi produzida uma lista de “documentos importantes” para a História Colonial Portuguesa, que permitiu inventariar e descrever um total de 628 documentos. Com um título formal «Documentos importantes da 2ª secção», este instrumento pode ser consultado no Arquivo Histórico Ultramarino, em Lisboa⁷³.

Originalmente, este instrumento, produzido pelo Arquivo Histórico Colonial, teria a extensão de três cadernos. Desse documento original, apenas se encontram disponíveis para consulta na sala de leitura do AHU os últimos dois. Talvez porque os originais se degradavam, tanto o conteúdo dos cadernos como as localizações foram datisloscritos⁷⁴. Os documentos importantes do arquivo geral compreendiam levantamentos, cartas, memórias descritivas, relatórios e relatos de viagens alusivos às províncias ultramarinas de Portugal. Esta lista de documentos importantes compreende uma temática que não é fácil de definir em arquivo: a valoração do documento. Por outro lado, foi interessante constatar que muitos dos documentos publicados no Boletim e Annaes do Conselho Ultramarino entre 1854 e 1867 constam daquele levantamento. Não só o periódico do Conselho Ultramarino inovou, por ter sido um primeiro acesso ao acervo colonial português num tempo em que a documentação não estava acessível ao público, como acabou por catalisar a produção de instrumentos de recuperação documental depois de criado um Arquivo Histórico Colonial⁷⁵.

No início da década de 1970, já na vigência do Arquivo Histórico Ultramarino, foi atribuída uma numeração (denominada número vermelho) às unidades de instalação, embora se preservassem as numerações anteriores. Dos guias consultados, não se identificou nenhum instrumento de descrição que remonte ao tempo do AHC, sendo estes uma produção do Arquivo Histórico Ultramarino. O fundo da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar contabiliza cerca de 10440 unidades de instalação, embora, até então, seja reduzida a documentação tratada arquivisticamente⁷⁶.

O ACRÉSCIMO DO ARQUIVO

A produção documental associada aos negócios de Portugal no Ultramar deveu bastante à correspondência. Contudo, não são muitos os estudos que se refiram à sua utilização e importância, o que decorre, possivelmente, do facto de esta não ser um documento de função mas de circulação⁷⁸. Os serviços não apresentam como finalidade a produção de correspondência, todavia, esta foi imprescindível, promovendo a circulação de documentos-fim. Paul Fletcher estudou os usos e as limitações do telegrama na correspondência oficial entre o governador do Ceilão e o secretário de Estado das Colónias britânico entre 1870-1900. O autor explorou o seu significado na administração e governação do território, ponderando se aquele poderia ter substituído a correspondência difundida por carta. O circuito de expediente entre Londres-Ceilão, consideradas a ida e a vinda, em 1870, demorava em média dois meses a realizar-se, o que dependendo da matéria em causa, poderia ser problemático para a governação. Situação idêntica vivenciou o caso português⁷⁹.

Os confrontos armados representavam situações prementes⁸⁰. No caso português, a título de exemplo, a portaria de 13 de março de 1845 serviu para corrigir a troca informacional estabelecida entre a Guiné e a metrópole. Devido à primeira guerra na ilha de Bissau (11 de setembro de 1844), a qual o Governo na Metrópole foi sabedor por particulares e através das relações com França, tomaram-se medidas para que a transmissão de correspondência urgente fosse efetiva⁸¹. Mas não era apenas em situações bélicas que a demora na troca comunicacional ultramarina se verificava ser problemática, registando o autor o caso pragmático dos fundos e verbas adicionais alocados às Obras Públicas⁸². Antes da utilização do telegrama, as normas associadas à tramitação do expediente implicavam um circuito comunicacional dirigido e consideravelmente demorado. O governador-geral podia comunicar-se diretamente com o diretor-geral do Ultramar e com o diretor de Obras Públicas na província. Este último passaria instruções aos funcionários, mas o diretor de Obras Públicas não se podia corresponder diretamente com o diretor-geral do Ultramar, que era quem dispunha das verbas.

Não são muitos os estudos que se ocupem de correspondência oficial. Júlia Korobtchenko, em alusão à correspondência diplomática, menciona com detalhe a estrutura interna daquela correspondência⁸³. O embaixador Luís Teixeira de Sampayo escreveu um estudo alusivo ao arquivo histórico daquele ministério. Explicando o conteúdo do arquivo, o autor refere o impacto que o terramoto teve nas coleções, e a deslocação da documentação do Paço para o Pátio das Vacas, na Calçada da Ajuda. Relativamente à documentação produzida no século XIX, um conjunto documental que beneficiara de “boa ordem”, é referida a separação entre as pastas ministeriais dos Negócios Estrangeiros e da Guerra, o que determinou a separação do arquivo⁸⁴. Um caso semelhante ao da Marinha e do Ultramar. Outro ponto idêntico compreende o facto de os serviços de arquivo não terem produzido “inventários, nem índices, nem sequer a classificação dos papéis e dos livros”. Em 1876, Mendes Leal, na altura ministro dos Negócios Estrangeiros, regulou o serviço de arquivo criando um lugar de arquivista-bibliotecário subordinado ao secretário-geral, mediante concurso público⁸⁵.

Além da correspondência trocada por ofício, a telegrafia veio a beneficiar muito os sistemas de informação. Na Administração Portuguesa a utilização dos telegramas tornou-se corrente na década de 1870⁸⁶. Mapeou-se uma comunicação reportada pelas Obras Públicas de Cabo Verde em 1900. Prevendo que o ofício pudesse ter sido expedido no dia em que foi escrito, entre a escrita do ofício e a sua resolução, expedida por telegrama, contaram-se catorze dias⁸⁷. Considerando as suas vantagens comunicacionais, perguntava Paul Fletcher porque aquele veículo não “eclipsou” a carta? A resposta a essa questão prende-se às limitações da difusão de conteúdos através da telegrafia. A primeira limitação compreende, inevitavelmente, o preço da transmissão. Se para a correspondência através de ofício existiam instruções de brevidade, clareza e mesmo de utilização de papel de pouca densidade para evitar pagamentos adicionais aos portes de correio, com a telegrafia não era diferente. Por outro lado, a limitação linguística que a escrita telegráfica implicava através dos standards, levava a outro entrave: nem todos os tópicos se encaixavam neste modelo⁸⁸. Ora, se a alternativa ao ofício continha estas limitações, dificilmente poderia aquele ser relegado a um segundo plano.

Apesar das limitações imputadas ao telegrama, este possibilitava às administrações coloniais uma troca oficial de informação. No estudo empreendido à correspondência da Direção-Geral do Ultramar, recuperou-se a regulação desta prática. Um levantamento que se verificou necessário pela implicação que o fenómeno deteve ao nível da materialização dos atos de governo. No entanto, no sistema de informação, a materialização desses atos não decorria por ser a informação transmitida acompanhada de carta, mas do entendimento do veículo e qual o seu uso. No caso nacional, o recurso ao telegrama obedecia a um caráter de exceção. Este era excecional, pelos motivos que levaram Paul Fletcher a escrever o seu ensaio: usos e limitações, como tal regulou-se a sua utilização para o tratamento dos negócios urgentes. Se, na Administração Britânica, o processo tratado por telegrama tinha de ser adicionalmente documentado por ofício para adquirir carácter oficial, na Administração Portuguesa, tal não se verificava. Os assuntos tratados por telegrama eram oficiais, atendendo as autoridades que as processavam e o fim a que se destinavam⁸⁹.

O sistema de informação do Império Português não foi alimentado apenas por telegramas e ofícios. Os mapas publicados no Boletim Militar do Ultramar indicam as demais tipologias documentais produzidas entre 1878 e 1910, tanto pelas repartições da Direção-Geral do Ultramar como pela Inspeção-Geral de Fazenda do Ultramar, e pela Direção dos Caminhos-de-Ferro Ultramarinos. Estes quadros não apresentaram valores totais de produção dos serviços produtores encontrados entre as autoridades arquivísticas do Ultramar. Por exemplo, o mapa não contemplou os valores da documentação produzida pela Repartição de Saúde. O facto de o Serviço de Saúde ter flutuado na estrutura da Direção-Geral do Ultramar não afetou a produção documental, mas dificultou a capacidade de centralizar aquela informação⁹⁰.

Apesar da capacidade de centralizar informação não ter sido absoluta na Direção-Geral do Ultramar, estas tabelas permitem um acesso parcial da produção, confirmando-se o seu crescimento entre 1878 e 1910. Considerando a quantidade de serviços, o número diminuto de funcionários a cargo e a sua diluição pelas diversas províncias ultramarinas não causa surpresa que assim tivesse sido. No Ministério da Marinha e do Ultramar, tanto a ausência de um serviço de informação como a tramitação do expediente entre serviços, interna e externamente, concorriam para isso, a um nível. A outro nível, sobrevinham as dificuldades inerentes à gestão de informação resultante de matérias com traços particulares, conforme se verificou no caso concreto da condenação a pena de degredo⁹¹.

Os mapas ilustram a produção documental de cada uma das repartições da Direção-Geral do Ultramar. Expedia-se correspondência oficial nas suas múltiplas formas: ofícios, comunicações, circulares e telegramas. De sua vez, davam entrada além de correspondência, requerimentos, processos de consulta à Junta Consultiva do Ultramar e à Comissão Superior Técnica das Obras Públicas do Ultramar, vales de correio, circulares e notificações de Berna, processos de entrada de fundos, processos para liquidar, expediente relativo a espólios, pedidos de certidões, guias de vencimento e processos de conta e de responsabilidade. O serviço responsável tanto pela entrada do expediente como pela sua distribuição, expedição e arquivagem era a Repartição Central⁹².

Analisando os valores publicados nos mapas, no ano de 1879, haviam sido expedidos pela Direção-Geral do Ultramar 3225 ofícios, valor que em 1903 sofreu um aumento de 520%, atingindo os 16795 ofícios. No que respeita à correspondência recebida naquela Direção-Geral, passou-se de um total de 5140 ofícios recebidos em 1879 para um valor que ascendia as 20000 unidades em 1903. Um total que quadruplicou. Ao nível da produção documental, este acréscimo verificou-se em todas as tipologias documentais, o que se refletiu na correspondência⁹³.

No OE para o ano económico de 1878-1879, de uma verba total de 28.321.363$456 réis, cabiam ao Ministério da Marinha e do Ultramar cerca de 6%. O ministério que apresentava maior dotação orçamental era o da Fazenda, cabendo-lhe cerca de 16,7% do OE. Desta percentagem, menos de metade ficava para o ministério, uma vez que, no valor global, estavam as dotações da Família Real, das Cortes, os juros e as amortizações a cargo do Tesouro, entre outros. Ao Ministério dos Negócios do Reino cabiam cerca de 7,5% do OE, enquanto para os Negócios Eclesiásticos e de Justiça cabiam 2%, ficando o Ministério da Guerra com 14,6%. O Ministério dos Negócios Estrangeiros era o que detinha o orçamento mais reduzido: 287.609$299 réis (cerca de 1% do OE), enquanto as Obras Públicas, Comércio e Indústria recebiam cerca de 12,3% do OE, dos quais boa parte era consumida na construção de infraestruturas. O grande sorvedouro do Orçamento de Estado Português era a Junta do Crédito Público consumindo 40% daquele valor com encargos de dívida interna⁹⁹.

Em 1878, no mesmo dia em que foi aprovado o OE, era igualmente autorizada a remodelação da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar, “decretando os regulamentos respetivos”, nos quais se fixaria o pessoal “destinado a cada serviço”, as nomeações, promoções e aposentações, desde que tal não ultrapassasse o valor orçado para as despesas com pessoal¹⁰⁰. Este dispositivo legal fez com que a estrutura da Direção-Geral do Ultramar tornasse a apresentar seis repartições.

Na década seguinte, o OE para 1889-1890 previa uma receita pública na ordem dos 40.692.531$000 réis, enquanto a despesa a realizar na metrópole se estimava em 40.736.870$740 réis. De sua vez, a despesa do Estado nas províncias ultramarinas era de 4.305.424$698 réis, enquanto a receita apenas alcançava 3.444.710$600 réis¹⁰¹. Estes valores apresentavam um deficit de quase um milhão de réis. Verificando os negócios principais de cada um dos ministérios, na segunda metade de XIX, Portugal dispensava ao Ministério da Guerra a maior fatia orçamental. Para essa despesa, contribuía a presença nacional nas províncias ultramarinas. A este respeito, indicava Kleoniki Alexopoulou que tal se assumia como uma questão de orgulho nacional e de prestígio imperial. Relativamente às questões deficitárias, a autora corroborou a dificuldade de Portugal no aumento de impostos bem como na cobrança eficiente¹⁰².

No ano económico de 1902-1903, o OE Português destinava ao Ministério da Marinha e do Ultramar cerca de 7,4%. Esta parcela acautelava a despesa ordinária e extraordinária realizada na metrópole com o Ultramar e que contemplava diversas rubricas: despesas de emigração para as possessões africanas, o subsídio atribuído à Sociedade de Geografia de Lisboa (Museu Colonial), a Comissão de Cartografia, o subsídio atribuído ao Instituto Ultramarino, o cabo submarino até Luanda, as garantias de juro dos caminhos-de-ferro de Ambaca e do Mormugão, as despesas de soberania, civilização e administração geral. Era estimada a receita das províncias ultramarinas em 7.783.302$180 réis e a despesa em 7.796.498$766 réis, o que indicava uma redução significativa do deficit. Conforme indicava o relatório que apresentava aquele exercício, o Governo tinha “a esperança de, em prazo muito curto, ver a Administração das Colónias fechar com importante saldo”¹⁰³.

Para trás, ficavam os anos em que os respetivos exercícios se fechavam com deficits consideráveis, como em 1900-1901, ascendendo aos 1.500.000$000 réis. Apesar da existência de uma situação deficitária na segunda metade de XIX relativamente aos negócios ultramarinos, o achatamento dos valores deficitários indicava uma progressão no volume de receita dos negócios ultramarinos. Um movimento que demonstrava, consentaneamente, o sentido crescente associado à produção documental desses negócios.

CONCLUSÃO

A Revolução Liberal catalisou diversos movimentos administrativos que assinalaram evoluções estruturais e funcionais, tanto progressivas como regressivas, que os arquivos testemunham. O “Arquivo Moderno do Ultramar” não foi caso excecional. No entanto, pela sua história administrativa e custodial, aquele arquivo colonial experienciou algumas particularidades que, convocando para este debate vários saberes, aumentam a nossa capacidade para o problematizar.

Os funcionários que cuidaram do “Arquivo Moderno do Ultramar”, nem todos habilitados para desempenhar funções em arquivos¹⁰⁴, lidaram com problemas concretos, embora não tivessem como os solucionar a todos. A administração burocratizou-se e os arquivos procuraram acompanhar essa evolução. Permanece-se na expectativa de várias realizações relativamente a este arquivo. Contudo, o amadurecimento organizacional, a procura normalizadora, os condicionalismos orçamentais e as preocupações de ordem prática, mapeados no estudo orgânico-funcional da Direção-Geral do Ultramar, permitem um acesso a este funcionalismo pretérito.

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PRATAS, Sérgio – Transparência do Estado, administração aberta e Internet. Lisboa: INA, 2013.

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RECURSOS EM LINHA

ARQUIVO HISTÓRICO ULTRAMARINO – Catálogo de pesquisas frequentes [Em linha]. Lisboa: Arquivo Histórico Ultramarino, 2008. [Consult. 08/08/2020]. Disponível na Internet: https://digitarq.ahu.arquivos.pt/catalog.

ARQUIVO HISTÓRICO ULTRAMARINO – Conselho Ultramarino [Em linha]. Lisboa: Arquivo Histórico Ultramarino, 2008. [Consult. 02/01/2020]. Disponível na Internet: https://digitarq.ahu.arquivos.pt/DetailsForm.aspx?id=1119329.

ARQUIVO HISTÓRICO ULTRAMARINO – Obras Públicas [Em linha]. Lisboa: Arquivo Histórico Ultramarino, 2008. [Consult. 02/01/2020]. Disponível na Internet: https://digitarq.ahu.arquivos.pt/details?id=1119732.

ATOM – Arquivo Histórico Ultramarino: Direção-Geral do Ultramar [Em linha]. Lisboa: FCSH/UNL. [Consult. 25/01/2020]. Disponível na Internet: http://www.arquivisticahistorica.fcsh.unl.pt/index.php/secretaria-de-estado-dos-negocios-da-marinha-e-do-ultramar-2.

ANEXOS

Nº2

Arquivo da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar

Pelo decreto de 15 de fevereiro de 1843 deu-se um regulamento à Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e ao seu arquivo. Em conformidade com o que se acha disposto no artigo 11º do citado regulamento tem o empregado arquivista procurado organizar o arquivo segundo as disposições dos pontos 1º, 2º, 3º e 4º do mesmo artigo, trabalho que se torna mais extenso e até difícil.

O arquivo, destruído em parte pelo terramoto de 1755, e que deveria conter livros, e outros papéis desde o ano de 1733, nunca tivera regulamento, ou sistema algum de qualquer arranjo, ou ordem até 1843. Dando lugar a maior confusão não somente os acontecimentos políticos do ano de 1807, em que a Corte foi para o Rio de Janeiro, mas também a lei de 8 de novembro de 1821 pela qual se propuseram todos os negócios das províncias ultramarinas a ser tratados nas diversas Secretarias de Estado e por isso mandados para essas repartições todos os papéis respetivos dos negócios do Ultramar, agravando ainda mais esta confusão quando tais papéis regressaram à Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha em efeito de uma outra lei de 3 de outubro de 1823. Pelo Decreto de 30 de agosto de 1833 foi extinto o Conselho Ultramarino, passando todos os papéis, livros de registo, todos os mais processos que constituem negócios de serviço público, e de partes para a referida Secretaria de Estado. O Arquivo do Conselho esteve sempre na maior desordem em efeito de diversos acontecimentos que tiveram lugar desde 1643, em que foi criado semelhante Tribunal. A maneira porque se levara a efeito a mudança daquele arquivo para o da Secretaria de Estado dificultara consideravelmente uma qualquer classificação. Não obstante todos esses momentos de desordem tem-se feito em todos os papéis a possível classificação em conformidade com a designação dos arquivos seguintes:

Arquivo Moderno do Ultramar

Arquivo Antigo de Marinha

Arquivo Moderno de Marinha

Arquivo do extinto Conselho Ultramarino

No arquivo antigo da Secretaria de Estado existe toda a correspondência desde 1755 até 24 de julho de 1833, dos Governadores, e mais autoridades da Índia, Macau, Ilhas de Solor e Timor, Moçambique, e Rios de Sena, Angola, Benguela, Ilhas de Cabo Verde, Ilhas de S. Tomé e Príncipe e das autoridades das diferentes capitanias do Brasil.

O Arquivo Moderno do Ultramar teve princípio em 25 de julho de 1833 abrangendo toda a correspondência das autoridades Ultramarinas.

O Arquivo Antigo de Marinha contém todos os registos, ofícios, e mais papéis dos negócios próprios de Marinha, e os das Ilhas dos Açores e Madeira, desde 1755 até 24 de julho de 1833.

O Arquivo Moderno de Marinha teve princípio em 25 de julho de 1833, contendo toda a correspondência das autoridades de Marinha registos de […]¹⁰⁹

No Arquivo do extinto Conselho Ultramarino há livros anteriores à criação do Conselho, os quais vieram do Conselho da Fazenda para o Ultramarino em 1643. Existem ali livros de diferentes registos do Conselho Ultramarino. Todos os papéis respetivos estão colocados em estantes por ordem cronológica. Nos arquivos antigos tem-se feito todos os possíveis esforços para estabelecer uma qualquer classificação. Já se tem conseguido alguma coisa, porém é impossível remediar muitas falhas emanadas de épocas tão remotas.

Anexo II

Sendo necessário regular o serviço da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar, definindo convenientemente as atribuições e deveres de seus respetivos empregados e facilitando por esta

forma o melhor processo e mais pronto expediente dos multiplicados negócios que estão a cargo desta Repartição. Hei por bem determinar que na referida Secretaria de Estado se observe o Regulamento que deste Decreto faz parte, e que com ele abaixo assinado pelo Ministro e Secretário de Estado dos Negócios da Marinha e Ultramar. O mesmo Ministro e Secretário de Estado o tenha assim entendido e o faça executar. Paço das Necessidades, em quinze de fevereiro de mil oitocentos quarenta e três == RAÍNHA. == Joaquim José Falcão.

REGULAMENTO DA SECRETARIA DE ESTADO DOS NEGÓCIOS DA MARINHA E ULTRAMAR

Artigo 1º

Artigo 2º

Na falta ou impedimento do Oficial Maior fará as suas vezes o Chefe de Secção mais antigo; e na falta ou impedimento dos Chefes de Secção farão as suas vezes os Chefes de Repartição ou os empregados que o Ministro designar. Os Chefes de Repartição serão escolhidos sem precedência de antiguidade de entre os Oficiais e Amanuenses da primeira Classe de mais préstimo e capacidade.

Artigo 3º

O Ministro poderá despachar imediatamente não só com o Oficial Maior e Chefes de Secção, mas também com os Chefes de Repartição, sobre os negócios de que cada um estiver encarregue; e da decisão ou despacho se dará conhecimento ao respetivo Chefe de Secção.

Artigo 4º

Da Secção de Marinha.

Artigo 5 º

Em cada uma destas Repartições haverá tantos livros de registo quantos forem necessários para mais regular divisão dos trabalhos e correspondência.

Artigo 6º

Da Secção do Ultramar

A Secção do Ultramar é dividida em quatro Repartições, tendo cada uma a seu cargo a direção e expediente dos negócios das diferentes Províncias Ultramarinas, pela forma seguinte: A primeira do Estado da Índia, Macau, Solor e Timor. A segunda da Província de Angola. A terceira da Província de Moçambique. A quarta das Províncias de Cabo Verde, e S. Tomé e Príncipe.

Artigo 7º

Artigo 8º

Cada uma destas Repartições terá um livro especial de entrada e outro de saída da correspondência oficial, os quais ficarão a cargo de um só empregado e serão escriturados conforme fica disposto no § 4º do artigo 4º.

Artigo 9º

Além dos livros de registo comuns a toda a Secção, como de Decretos, Cartas Régias, Circulares, Requerimentos, etc., haverá mais em cada Repartição tantos livros, quantos se julgarem necessários para o expediente dela.

Artigo 10º

Todos os documentos relativos a contas e despesas de fundos e orçamentos serão remetidos à Secção de Contabilidade, a fim de ali serem examinados e sobre os mesmos se prosseguir nos exames, escrituração e mais processos que lhe estão determinados no seu respetivo Regulamento.

Artigo 11º

Do Arquivo

1º O Arquivo da Secretaria será encarregue a um Oficial ou Amanuense nomeado pelo Ministro para este efeito, o qual poderá ser coadjuvado por algum outro empregado de qualquer das Secções, designado pelo Oficial Maior. 2º O Arquivo será classificado em harmonia com a divisão dos trabalhos que vão designados neste Regulamento. 3º Far-se-á no mesmo Arquivo a conveniente distinção por épocas gerais, e entre estas se distinguirá a que respeita ao tempo decorrido de Julho de 1833 em diante. 4º Formar-se-á sucessivamente catálogos que melhor possam distinguir os negócios que ali existem e as respetivas épocas.

Artigo 12º

Do Oficial Maior

O Oficial Maior é mesta qualidade o Chefe de toda a Secretaria e Inspetor do Arquivo geral, pertencendo-lhe: 1º Dar direcção imediatamente para as Secções competentes a toda a correspondência oficial, requerimentos e mais papéis que entram na Secretaria. 2º Fiscalizar que os negócios em geral tenham o mais rápido processo, apresentando-os ou fazendo-os apresentar ao despacho do Ministro, depois de prontos; emitindo por escrito ou verbalmente a sua própria informação, se assim o julgar necessário. 3º Designar para cada Secção, de acordo com o respetivo Chefe, os empregados, que julgar necessários, em proporção dos trabalhos de cada uma delas; e de entre eles propor os que forem mais hábeis para Chefes de Repartição, em conformidade com o artigo 2º. 4º Assinar os diplomas que carecem da sua assinatura, os reconhecimentos chamados de Índia e Mina; as folhas de ordenados; as liquidações que se passarem por vencimentos de empregados na Secretaria; e quaisquer outros documentos ou papéis oficiais que forem comuns a ambas as secções. 5º Vigiar pela economia da mesma Secretaria; fazer escriturar as despesas dela; e ordenar o pagamento das respetivas contas. 6º Fazer observar as disposições da Junta dos Oficiais Maiores das Secretarias de Estado, em tudo o que respeita à arrecadação e escrituração dos emolumentos. 7º Manter a ordem e regularidade do serviço, dividindo o trabalho que acrescer em uma Secção pelos empregados que na outra o puderem desempenhar, e fazendo conservar na Secretaria a necessária subordinação de cada empregado para com o seu respetivo Chefe. 8º Propor ao Ministro as promoções a que possam ter direito dentro do respetivo quadro os empregados que mais se distinguirem por seu bom serviço e comportamento; e bem assim as admoestações e mesmo repreensões de que qualquer se tornar merecedor. O Oficial Maior poderá conceder até oito dias de licença aos empregados da Secretaria; entendendo-se para isso com o Chefe da respetiva Secção, por cujo intermédio a licença deverá ser pedida. As licenças de maior prazo só poderão ser concedidas pelo Ministro. 9º Vigiar o serviço dos Correios dando-lhes licença temporária, quando provarem ter necessidade dela; suspendê-los quando prevaricarem ou forem remissos; e propor pessoa para estes lugares quando os haja vagos.

Artigo 13º

Aos Chefes de Secção compete: 1º A direcção imediata de todos os negócios da sua Secção, fazendo distribuir pelas respetivas Repartições a correspondência a correspondência e mais papéis que a cada uma pertencem. 2º Vigiar por que o serviço de cada Repartição se faça com a necessária uniformidade e que o expediente ande sempre em dia. 3º Apresentar diretamente ao Ministro ou ao Oficial Maior, se este o exigir, os negócios já processados e informados em cada Repartição, esclarecendo-os com a sua própria informação se o julgar necessário. Os papéis de cada Secção subirão em pastas separadas com o título que as distinga. 4º Assinar as cópias e certidões que se extraírem dos livros da sua Secção, e todo o expediente preparatório dela. 5º Propor ao Oficial Maior os empregados da sua Secção que julgar mais habilitados para presidirem às diferentes Repartições; e bem assim a substituição que tiver por necessária dos empregados de uma Secção pelos da outra. 6º Classificar e marcar para cada Repartição os Livros de Registo que forem necessários. 7º Reunir em conferência os Chefes de Repartição, para se discutir o que a respeito de qualquer negócio mais grave se deve informar ou propor ao Ministro. Estas conferências terão lugar sempre que o Chefe de Secção as ordenar, ou quando forem pedidas pelo Chefe da Repartição a que o negócio pertencer; consignando-se o resultado das mesmas conferências em um registo especial, para poder ser consultado em qualquer tempo. Igualmente nestas conferências se tratará dos negócios, que devem ser publicados no Diário ou em outros Jornais, fazendo extratar o que se julgar conveniente dos Relatórios anuais, que devem mandar as Autoridades superiores da Marinha ou os Governadores do Ultramar, e de quaisquer outros documentos, que mereçam essa publicação, a qual nunca se levará a efeito sem conhecimento prévio do Ministro de Estado. 8º Dar parte ao Oficial Maior de qualquer falta ou abuso cometido pelos empregados da sua Secção, para este providenciar como for conveniente.

Artigo 14º

Dos Chefes de Repartição.

Aos Chefes de Repartição compete: 1º O mais pronto processo e expediente dos papéis e negócios, que passam à sua Repartição, fazendo-lhes dar imediatamente entrada, quando tenham para isso livro especial, e passando-os, logo que se achem extratados ou informados ao Chefe da sua Secção, debaixo de capa, que designe a Repartição a que pertencem. Se algum dos mesmos negócios for de gravidade tal, que sobre ele se não julguem suficientemente habilitados a emitir a sua informação ou opinião, poderão pedir para este efeito a conferência designada no artigo 13º, § 7º. 2º Responder pela exatidão das cópias ou certidões que se extraírem dos livros ou documentos da sua Repartição; bem como vigiar por aquela dos registos, pelos quais são responsáveis os empregados que deles forem encarregues. 3º Fazer anotar nos livros de registo à margem dos Decretos, Portarias e quaisquer outras ordens do Ministério o cumprimento ou seguimento que tiveram da parte das Autoridades ou Repartições, a quem competiu a sua execução. 4º O averbamento dos Decretos ou Portarias em virtude das quais se passam diplomas a quaisquer indivíduos. 5º Formalizar todos os meses uma estatística dos negócios entrados, resolvidos ou pendentes na sua Repartição, sobre os quais deverão sempre que lhes forem exigidas dar as necessárias informações. 6º Dar conhecimento ao Chefe de Secção de qualquer omissão que encontrarem da parte de alguma Autoridade, e que possa causar demora ou andamento ilegal dos negócios.

Artigo 15º

Das habilitações e acessos

1º Nenhum indivíduo será admitido a praticar na Secretaria de Estado sem que além de boa educação e comportamento moral mostre ter os conhecimentos indispensáveis de Gramática portuguesa, Aritmética e Geografia; bom caracter de letra, e perfeito conhecimento de alguma das duas línguas francesa ou inglesa. 2º Os Praticantes são exclusivamente os Candidatos aos lugares de Amanuense da segunda classe; estes aos de primeira classe, e assim por diante, dado o caso de vagatura no quadro legal. 3º Nenhum Praticante poderá ser despachado Amanuense da segunda classe, sem que além das habilitações acima exigidas, tenha pelo menos um ano de tirocínio efetivo na Secretaria, e se mostre perfeitamente habilitado em extratar e redigir. Para este fim será examinado por uma Comissão de três Chefes de Repartição, nomeada ad hoc pelo Oficial Maior, o qual com sua informação fará subir o resultado do exame ao conhecimento do Ministro. 4º Nas promoções de Amanuenses da segunda classe para a primeira classe, e desta para a de Oficiais Ordinários, se atenderá primeiro que tudo ao préstimo e bom serviço dos empregados, e em iguais circunstâncias, a maior antiguidade relativa, precedendo informação do Oficial Maior.

Artigo 16º

Do Porteiro e Guarda Livros

O Porteiro e Guarda Livros é o Chefe imediato de todos os empregados externos da Secretaria, como Ajudantes do Porteiro, Contínuos e Correios; compete-lhe nesta qualidade: 1º Distribuir e vigiar o serviço dos ditos empregados, dando parte ao Oficial Maior da Secretaria, ou a quem suas vezes fizer, das faltas que cometerem. 2º Vigiar pelo arranjo e ordem do Arquivo da Secretaria, debaixo da inspeção do empregado encarregado do mesmo, e bem assim pela limpeza e asseio da Secretaria, e pela guarda e conservação dos móveis e mais objetos que lhe pertencem; para o que lhe é abonada a despesa para um moço. 3º Lançar até ao dia imediato no livro da porta todos os despachos ou destino que tiverem os requerimentos entrados na Secretaria, na conformidade das notas que lhe forem dadas pelas respetivas Seções. 4º Satisfazer ao que lhe for ordenado pelo Oficial Maior, ou em seu nome pelos Chefes de Secção, e às requisições dos Chefes de Repartição, relativamente ao serviço. 5º Fechar e fazer fechar a correspondência que da Secretaria se lhe passar para esse fim. 6º Selar as patentes e mais documentos que exigem essa autenticidade, tendo debaixo de sua guarda os respetivos selos. 7º Comunicar competentemente os recados dos pretendentes, dando-lhes as declarações necessárias e os documentos que lhes devem ser entregues, de que exibirá recibo; tratando-os e fazendo-os tratar com a devida urbanidade. 8º Comprar todos os objetos necessários para o expediente da Secretaria, como livros, papel, etc., dando de tudo conta em forma ao Oficial Maior. 9º Fazer conservar na casa da porta e mais antecâmaras da Secretaria, tanto da parte dos seus subordinados, como da dos pretendentes, a necessária ordem, não permitindo altercações nem disputas. 10º Os móveis e mais objetos do serviço da Secretaria serão descritos em um livro de inventário, que será assinado pelo Oficial Maior e pelo Porteiro, ficando este responsável por qualquer falta ou extravio. Quando algum dos objetos inventariados se inutilizar no serviço, far-se-á no dito livro a nota necessária.

Artigo 17 º

Do Ajudante do Porteiro

O Ajudante do Porteiro e Guarda Livros faz, na ausência deste e em tudo, as suas vezes, e estando ele presente executa o que lhe determinar e o ajuda no desempenho das suas obrigações.

Artigo 18º

Os Contínuos e Correios devem executar prontamente as ordens do Porteiro e Guarda Livros, sendo responsável por qualquer falta de fidelidade e exatidão no cumprimento de suas respetivas obrigações. Os Correios só podem sair em serviço da Repartição por ordem do Porteiro e Guarda Livros, exceto quando receberem ordem imediata do Oficial Maior, ou de quem suas vezes fizer; do que darão conhecimento ao mesmo Porteiro.

Artigo 19º

Disposições gerais

1º Todos os empregados internos e externos da Secretaria, cujas obrigações não vão especificadas neste Regulamento, se dirigirão no serviço de que forem encarregues pelas instruções e ordens que lhe forem dadas pelo Oficial Maior ou por seus respetivos Chefes. 2º O empregado que sem motivo razoável se negar a fazer o serviço que lhe for designado, o que se mostrar insubordinado, ou que depois de advertido não aceitar a advertência, dando por esse modo escândalo e mau exemplo aos seus colegas, será suspenso pelo Oficial Maior, ou quem suas vezes fizer, o qual participará logo ao Ministro, para este resolver o que melhor entender. 3º A entrada na Secretaria é para os empregados internos às dez horas da manhã e a saída às quatro horas da tarde; excetuam-se desta disposição o Oficial Maior e Chefes das suas Secções, que permanecerão na Secretaria todo o tempo que o Ministro se demorar, ou que for necessário para o melhor expediente da Secretaria. 4º O empregado que faltar ao serviço diário dará logo parte do motivo ao seu respetivo Chefe de Secção, e este a comunicará ao Oficial Maior; e se for por moléstia, remeter-lhe-á, dentro em três dias, certidão do Facultativo que o tratar, a qual será renovada todas as vezes que o Oficial Maior o exigir, se a moléstia se prolongar. 5º Apesar de chegada a hora da saída, nenhum empregado se retirará, sem que o Oficial Maior dê os trabalhos por concluídos, ou sem a sua prévia permissão. 6º À exceção do Oficial Maior e Chefes de Secção, a nenhum empregado é permitido em horas de expediente sair da Secretaria para tratar negócios, quer seja dentro ou fora do edifício, sem permissão do respetivo Chefe, conservando-se sempre em seus lugares, que deverão tomar logo que entrem na Secretaria. 7º A entrada do Porteiro e mais empregados externos será uma hora antes da acima marcada, e a saída depois de concluídos todos os trabalhos da Secretaria. 8º É expressamente proibido aos empregados subalternos receber Requerimentos das mãos das partes e entregar-lhes Portarias ou Ofícios. Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e Ultramar, em 15 de Fevereiro de 1843. Joaquim José Falcão.

Submissão/submission: 30/06/2020

Aceitação/approval: 18/09/2020

NOTAS

^**Investigadora do Instituto de História Contemporânea – Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa, Portugal. O IHC é financiado por fundos nacionais através da FCT – Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I.P., no âmbito dos projetos UIDB/04209/2020 e UIDP/04209/2020.

¹ PRATAS, Sérgio – Transparência do Estado, administração aberta e Internet Lisboa: INA, 2013. p. 40-42.

² Arquivo Histórico Ultramarino (AHU), Arquivo da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar, SENMU, s/nº.

³ Boletim Militar do Ultramar Nº 8 (1904), p. 131-2.

⁴ SILVA, Amando Malheiro da [et al.] – Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação Porto: Afrontamento, 2002. p. 45-100.

⁵ Idem, p. 108.

⁶ RIBEIRO, Fernanda – Para o estudo do paradigma patrimonialista e custodial: a inspeção das bibliotecas e arquivos e o contributo de António Ferrão (1887-1965) Porto: Afrontamento, 2008. p. 28.

⁸ Jean-Yves Rousseau e Carol Couture no seu estudo dedicado aos fundamentos da Arquivística exploram os seus três princípios e as suas bases: o princípio da proveniência e o fundo de arquivo. ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol – Os fundamentos da disciplina arquivística Lisboa: Publicações D. Quixote, 1998. p. 52-60; 79-99.

⁹ Ver Anexo I.

¹⁰ RIBEIRO, Fernanda – Op. cit., p. 119-121.

¹¹ No documento lê-se 1733, mas será uma gralha.

¹² Decreto de 15 de fevereiro de 1843. Regulando a SENMU. In Boletim Do Conselho Ultramarino - Legislação Novíssima (1834-1851). Lisboa: IN, 1867. vol. I, p. 294-299. Ver Anexo II.

¹³ Administrativamente, a relevância da Secretaria de Estado do Ultramar não beneficia em ser medida pelo número de ativos nos quadros dos serviços metropolitanos ou mesmo nas secretarias de Governo no Ultramar, mas na manutenção do nome de Portugal entre as potências imperiais, à época. SUBTIL, José – Os poderes do centro: Governo e Administração. In MATTOSO, José, dir. – História de Portugal Lisboa: Editorial Estampa, 1998. vol. IV – Antigo Regime (1620-1807), p. 157-271; ALMEIDA, Pedro Tavares de; SOUSA, Paulo Silveira e – Ruling the Portuguese empire (1820-1926). In HEYEN, Volkmar - Administration in Africa between central policy and local reality Baden-Baden: [s.n.], 2006. p. 121; ALMEIDA, Joana Estorninho de – A cultura burocrática ministerial: repartições, empregados e quotidiano das Secretarias de Estado na primeira metade do século XIX Lisboa: [s.n.], 2008. Tese de doutoramento em Ciências Sociais, apresentada ao Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa. p. 101-104.

¹⁴ Livros de correspondência, de registo de partes e de objetos gerais, no entanto, já do século XIX. A documentação relativa aos negócios do Ultramar anteriores a 1833 encontra-se descrita no fundo do Conselho Ultramarino. ARQUIVO HISTÓRICO ULTRAMARINO – Conselho Ultramarino [Em linha]. Lisboa: Arquivo Histórico Ultramarino, 2008. [Consult. 02/01/2020]. Disponível na Internet: https://digitarq.ahu.arquivos.pt/DetailsForm.aspx?id=1119329.

¹⁵ MARTINS, Ana Canas – Governação e arquivos: D. João VI no Brasil Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, 2007.

¹⁶ HENRIQUE, Sónia – Informar, administrar, conservar prova: circuitos e significados da correspondência no Arquivo Colonial (Direção-Geral do Ultramar, 1835-1910) Lisboa: [s.n.], 2019. Tese de doutoramento em História, apresentada à Universidade Nova de Lisboa. p. 47-50.

¹⁸ REGO, António Silva – O Ultramar português no século XIX (1834-1910) Lisboa: Agência Geral do Ultramar, 1969. p. 39-40.

¹⁹ Carta de Lei de 8 de novembro de 1821, p. 356; Carta de Lei de 3 de outubro de 1823, p. 367.

²⁰ LOURENÇO, Alexandra – Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística (ASIA): documento metodológico [Em linha]. Lisboa: DGLAB, 2016. [Consult. 25/03/2020]. Disponível na Internet: http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2016/03/ASIA_Doc-metodologico2016-03-10.pdf.

²¹ PORTUGAL. Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas – Classificação e avaliação da informação pública [Em linha]. Lisboa: Direção-Geral do Livro, 2020. [Consult. 25/08/2020]. Disponível na Internet: http://clav.dglab.gov.pt.

²² Decreto de 30 de agosto de 1833, p. 371.

²³ Decreto de 28 de junho de 1834, p. 374.

²⁴ Decreto de 2 de maio de 1835, p. 6-7.

²⁵ AHU, Sistema para arquivar os papéis do extinto Conselho Ultramarino submetido à aprovação do Ilmo. Snr. António Pedro de Carvalho Oficial-maior da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e Ultramar em 1842-11-28. [Documento do Serviço de Arquivo do Ultramar. 1842]. PT/AHU/SEMU/DGU/ doc. s/nº.

²⁶ HENRIQUE, Sónia – Op. cit., p. 134-5.

²⁸ Ficheiros de Autoridades Arquivísticas, em HENRIQUE, Sónia – Informar, administrar, conservar prova: circuitos e significados da correspondência no Arquivo Colonial (Direção-Geral do Ultramar, 1835-1910) Lisboa: [s.n.], 2019. Tese de doutoramento em História, apresentada à Universidade Nova de Lisboa.

²⁹ Decreto de 25 de maio de 1838, p. 46.

³⁰ Decreto de 15 de fevereiro de 1843, p. 294-9.

³¹ Decreto de 6 de setembro de 1859, p. 457-69.

³² Decreto de 29 de dezembro de 1868, p. 115-26.

³³ Decreto de 1 de dezembro de 1869, p. 603-8.

³⁴ Decreto de 19 de setembro de 1878, p. 639-652.

³⁵ Decreto de 19 de dezembro de 1892, p. 485-504; Decreto de 13 de agosto de 1902, p. 1564-1604.

³⁶ Título IV, Art. 101º-113º, Decreto 13 agosto de 1902, p. 1584-1586.

³⁸ Ficheiros de Autoridade Arquivística: HENRIQUE, Sónia – Informar, administrar, conservar prova: circuitos e significados da correspondência no Arquivo Colonial (Direção-Geral do Ultramar, 1835-1910) Lisboa: [s.n.], 2019. Tese de doutoramento em História, apresentada à Universidade Nova de Lisboa.

³⁹ HENRIQUE, Sónia – Op. cit., p 136-9.

⁴⁰ Art. 3º, Carta de lei de 26 de junho de 1867, p. 440; Art. 3º, Portaria de 5 de agosto de 1867, p. 660. Uma das advertências feitas no primeiro número do Anuário Colonial relatava a dificuldade na recuperação das listas dos funcionários da Secretaria de Estado. Esta publicação, da responsabilidade do Ministério das Colónias, recuperava tanto fontes legislativas como estudos e notícias referentes ao Ultramar. Na advertência ao primeiro número assumia-se a lacuna e a indicação de que a mesma seria colmatada nos números posteriores. Anuário Colonial V. 1 (1916), p. 3. Mas as listas de funcionários publicadas nos números posteriores do periódico não referem o período anterior a 1910. A recolha de elementos do quadro de funcionários da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar encontra-se por fazer e os contributos parciais que o estudo orgânico-funcional da Direção-Geral do Ultramar conseguiu recuperar também indicam essa limitação no que aos negócios do Ultramar se referiu, HENRIQUE, Sónia – Op. cit., p 46.

⁴¹ Detetou-se uma gralha relativamente à apresentação desta referência na dissertação. Onde se lê: pt. 13º leia-se pt. 11º-13º. Art. 12º, pt. 11º-13º, Decreto de 19 de dezembro de 1892, p. 491.

⁴² Art. 113º, Decreto de 13 de agosto de 1902, p. 1586.

⁴³ HENRIQUE, Sónia – Op. cit., p 166-178.

⁴⁴ Na última investigação fez-se a recolha da legislação que reconstitui a evolução orgânica e funcional do Ministério, não recuperando o seu sistema de informação. SUBTIL, José – O Desembargo do Paço (1750-1833) Lisboa: Universidade Autónoma de Lisboa, 1996; SUBTIL, José – O Ministério das Finanças (1801-1996): estudo orgânico e funcional Lisboa: Ministério das Finanças, 1996.

⁴⁵ ROSA, Maria de Lurdes – Reconstruindo a produção, documentalização e conservação da informação organizacional pré-moderna: perspetivas teóricas e proposta de percurso de investigação. Boletim do Arquivo da Universidade de Coimbra Nº 30 (2017), p. 574-575.

⁴⁶ Neste levantamento incluem-se a Secretaria de Estado dos Negócios da Fazenda, a Secretaria de Estado dos Negócios Estrangeiros, a Secretaria de Estado dos Negócios Interiores do Reino e da Guerra, a Secretaria de Estado das Obras Públicas e a Secretaria de Estado dos Negócios Eclesiásticos e de Justiça RIBEIRO, Fernanda – O acesso à informação nos arquivos Lisboa: Fundação Calouste Gulbenkian, 2003. p. 194 e 420-428.

⁴⁸ RIBEIRO, Fernanda – Antes e além do Arquivo Nacional: ruturas e continuidades. In ROSA, Maria de Lurdes, org. – Arquivos de família, séculos XIII-XX: que presente, que futuro? Lisboa: IEM, 2012. p. 49-51.

⁴⁹ RIBEIRO, Fernanda – Para o estudo do paradigma patrimonialista e custodial: a inspeção das bibliotecas e arquivos e o contributo de António Ferrão (1887-1965) Porto, 2008. p. 57-95.

⁵⁰ STOLER, Ann Laura – Along the archival grain: epistemic anxieties and colonial common sense. Oxford: Princeton University Press, 2009. p. 47.

⁵¹ KETELAAR, Eric – Cultivating archives: meanings and identities. Archival Science. Nº 12 Issue 1 (March 2012), 19-33.

⁵² COOK, Terry – Fashionable nonsense or professional rebirth: postmodernism and the practice of archives. Archivaria. Nº 51 (2001), p. 18-22.

⁵³ ALMEIDA, Joana Estorninho de – A cultura burocrática ministerial: repartições, empregados e quotidiano das secretarias de Estado na primeira metade do século XIX Lisboa: [s.n.], 2008. Tese de doutoramento em Ciências Sociais, apresentada ao Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa.

⁵⁴ Como exemplo concreto desta especialização, o autor refere a criação, em 1852, do Ministério das Obras Públicas, recebendo funções até então acauteladas por outros ministérios. Um segundo traço desta especialização foi o aparecimento das primeiras repartições de estatística, um impulso que contribuiu, inclusive, para a difusão dos organogramas das direções-gerais. O terceiro ponto realçado compreendia o reforço da estruturação hierárquica, tanto ao nível dos serviços como dos funcionários, através da delimitação de competências. Esta tendência derivava da normalização ao nível do procedimento burocrático, procurando que não se descaracterizassem os ministérios, tão pouco as carreiras dos funcionários. ALMEIDA, Pedro Tavares de – A burocracia do Estado no Portugal liberal (2ª metade do século XIX). In ALMEIDA, Pedro Tavares de; BRANCO, Rui Miguel, coord. – Burocracia, Estado e território: Portugal e Espanha (séculos XIX-XX) Lisboa: Livros Horizonte, 2007. p. 63-66.

⁵⁵ ALMEIDA, Pedro Tavares de – Op. cit., p. 71-73.

⁵⁶ ALMEIDA, Joana Estorninho de – Utensílios burocráticos da Secretaria de Estado dos Negócios do Reino (1834-1843). In ALMEIDA, Pedro Tavares de; BRANCO; Rui Miguel, coord. – Burocracia, Estado e território: Portugal e Espanha (séculos XIX-XX) Lisboa: Livros Horizonte, 2007. p. 40-41.

⁵⁸ Relativamente a esta secretaria de Estado, deve ser feita nota ao estudo desenvolvido sob a coordenação de Pedro Tavares de Almeida e de Paulo Silveira e Sousa, desde a Secretaria de Estado dos Negócios do Reino ao Ministério da Administração Interna. Esta investigação analisou a história do ministério e vários elementos que ajudam à compreensão da constituição deste tipo de arquivos, desde o aparelho e os seus agentes, explorando a construção de um novo modelo liberal (1834-1851). O estudo apresenta um levantamento dos secretários de Estado do Ministério do Reino, de 1736 a 2013, o que inclui, no período posterior a 1910, o Ministério do Interior e, em 1974, o Ministério da Administração Interna. ALMEIDA, Pedro Tavares de; SOUSA, Paulo Silveira e, coord. – Do Reino à Administração Interna: história de um ministério (1736-2012) Lisboa: INCM, 2012. p. 519-532. É ainda recuperada a lista de secretários gerais (1835-2013) e a relação cronológica dos diretores-gerais (ou equiparados), a relação das direções-gerais (ou equiparadas) e respetivos titulares (1859-2013), e o quadro sinóptico da legislação principal de 1736 a 2011. ALMEIDA, Pedro Tavares de; SOUSA, Paulo Silveira e, coord. – Op cit., p. 534-553.

⁵⁹ BOTELHO, José Teixeira – Organização do arquivo colonial (a)o arquivo histórico-colonial. In CONGRESSO COLONIAL NACIONAL, 2, Lisboa, 1924 – Teses e actas das sessões Lisboa: Sociedade de Geografia de Lisboa, 1924. p. 1-11.

⁶⁰ AVELANOSO, Pires – Organização do Arquivo Colonial do Ministério das Colónias tendo em vista a sua função informadora. In CONGRESSO COLONIAL NACIONAL, 2, Lisboa, 1924 – Teses e actas das sessões Lisboa: Sociedade de Geografia de Lisboa, 1924. p. 1-8

⁶¹ RIBEIRO, Fernanda – Para o estudo do paradigma patrimonialista e custodial, Op. cit., p. 119-121 e 190-194; IRIA, Alberto – Organização dos serviços do Arquivo Histórico Ultramarino. Boletim do Arquivo Histórico Colonial V. 1 (1950), p. 19-83; ENNES, Ernesto – A secção ultramarina da Biblioteca Nacional: inventários Lisboa: Oficinas Gráficas da Biblioteca Nacional, 1928.

⁶² Confiada no ano de 1889 à guarda da Biblioteca Nacional. O Dia Lisboa (21 de março de 1889). Capa.

⁶³ Sobre o Arquivo de Marinha ver ESTEVENS, Manuel – Op. cit.

⁶⁴ Art. 3º, Decreto-lei 19:868 de 9 de junho de 1931, p. 1081. Embora este diploma referisse a necessidade de se publicar um boletim, foi apenas em 1950 que se iniciou o logrado projeto editorial. O Boletim do Arquivo Colonial, um periódico que se destinava a promover tanto a documentação à guarda do arquivo como a publicar estudos técnicos do pessoal, não foi além do seu primeiro número.

⁶⁵ BOTELHO, José Teixeira – Op. cit., p. 6; RIBEIRO, Fernanda – O acesso à informação nos arquivos Lisboa: Fundação Calouste Gulbenkian, Fundação para a Ciência e Tecnologia, 2003. p. 196.

⁶⁶ ALMEIDA, Eduardo de Castro e – Archivo de Marinha e Ultramar: inventário: Madeira e Porto Santo I (1613-1819) Coimbra: Imprensa da Universidade, 1909. VI prefácio.

⁶⁸ ALMEIDA, Eduardo de Castro e – Op. cit., VIII prefácio.

⁶⁹ PEREIRA, Gabriel – O archivo ultramarino Lisboa: Typographia do DIA, 1902. p. 7-10.

⁷⁰ Tratava-se de um inventário provisório, porque incompleto, da documentação, na qual se reconhecia a ausência dos livros da Escola Naval. No entanto, este serviria de termo de entrega à Inspeção das Bibliotecas e Arquivos. ENNES, Ernesto – A secção ultramarina da Biblioteca Nacional: inventários Lisboa: Oficinas Gráficas da Biblioteca Nacional, 1928. Prefácio.

⁷¹ ALMEIDA, Joana Estorninho de – A cultura burocrática ministerial: repartições, empregados e quotidiano das secretarias de Estado na primeira metade do século XIX Lisboa: [s.n.], 2008. Tese de doutoramento em Ciências Sociais, apresentada ao Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa p. 267-275; HENRIQUE, Sónia – Informar, administrar, conservar prova: circuitos e significados da correspondência no Arquivo Colonial (Direção-Geral do Ultramar, 1835-1910) Lisboa: [s.n.], 2019. Tese de doutoramento em História, apresentada à Universidade Nova de Lisboa. p. 137; PEREIRA, Jorge Ramos – O Ministério da Marinha e as suas precárias instalações. Anais do Clube Militar Naval. Nº 10-12 (1960), p. 4. Separata.

⁷² HENRIQUE, Sónia – Informar, administrar, conservar prova: circuitos e significados da correspondência no Arquivo Colonial (Direção-Geral do Ultramar, 1835-1910) Lisboa: [s.n.], 2019. Tese de doutoramento em História, apresentada à Universidade Nova de Lisboa. p. 177.

⁷³ AHU, Caderno nº 2, Registo de documentos importantes existentes na 2ª Secção deste Arquivo, Nº 225 a 456; Caderno nº 3, Registo de documentos importantes existentes na 2ª Secção deste Arquivo, N.º 457 a 628 nº 3 [exemplares manuscritos].

⁷⁴ AHU, Índice onomástico, antroponímico-onomástico, toponímico e ideográfico de documentos importantes existentes na 2ª Secção, Sala de leitura [exemplar datiloscrito].

⁷⁵ HENRIQUE, Sónia – Op. cit., p. 128-129.

⁷⁶ ARQUIVO HISTÓRICO ULTRAMARINO – Catálogo de pesquisas frequentes [Em linha]. Lisboa: Arquivo Histórico Ultramarino, 2008. [Consult. 08/08/2020]. Disponível na Internet: https://digitarq.ahu.arquivos.pt/catalog.

⁷⁸ Sobre prática epistolar, ARAÚJO, Ana Cristina – A correspondência: regras epistolares e práticas de escrita. In NETO, Margarida Sobral, coord. – As comunicações na Idade Moderna Lisboa: Fundação Portuguesa para as Comunicações, 2005. p. 121-122; 126-129; CÂMARA, Romano Caldeira – A história postal marítima em Portugal Lisboa: Academia de Marinha, 1994; DAUPHIN, Cécile – Les manuels épistolaires au XIX siècle. In CHARTIER, Roger, dir. – La correspondance: les usages de la lettre au XIX siècle. Paris: Fayard, 1991.

⁷⁹ HENRIQUE, Sónia – Informar, administrar, conservar prova: circuitos e significados da correspondência no Arquivo Colonial (Direção-Geral do Ultramar, 1835-1910) Lisboa: [s.n.], 2019. Tese de doutoramento em História, apresentada à Universidade Nova de Lisboa. p. 188-196.

⁸⁰ O autor referiu o motim indiano de 6 de junho de 1857, que foi participado a Londres através de carta, acabando a notícia por chegar ao conhecimento do secretário-geral apenas em 15 de julho. FLETCHER, Paul – The uses and limitations of telegrams in official correspondence between Ceylon’s Governor General and the Secretary of State for the Colonies, c. 1870-1900. Historical Social Research. V. 35 Nº 1 (2010), p. 92-94.

⁸¹ HENRIQUE, Sónia – Op. cit., p. 188.

⁸² FLETCHER, Paul – Op. cit., p. 94.

⁸³ KOROBTCHENKO, Júlia Platonovna – A Secretaria de Estado dos Negócios Estrangeiros e da Guerra: a instituição, os instrumentos e os homens (1736-1756) Lisboa: [s.n], 2011. Dissertação de mestrado em História Moderna, apresentada à Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa. p. 48-50. A este respeito, o texto de Luís Teixeira de Sampayo é bastante esclarecedor. SAMPAYO, Luís Teixeira de – O Arquivo Histórico do Ministério dos Negócios Estrangeiros (1925). In SAMPAYO, Luís Teixeira de – Estudos históricos Lisboa: Ministério dos Negócios Estrangeiros, 1984. p. 180-186.

⁸⁴ Idem, p. 174-175.

⁸⁵ Idem, p. 176. O embaixador recupera a tese de Sir Charles Hilary Jenkinson de que os arquivos não podem ser compreendidos sem que se compreenda a administração que os produziu. Explica a forma como se dividiu a correspondência no Arquivo Histórico, seguindo quatro núcleos principais: os processos, a correspondência, os registos e a correspondência avulsa. Idem, p. 195.

⁸⁶ HENRIQUE, Sónia – Op. cit., p. 199; 216-217.

⁸⁸ O standard utilizado em Ceilão em 1862 ditava que o telegrama contivesse 20 palavras ou menos. FLETCHER, Paul – Op. cit., p. 98-99.

⁸⁹ HENRIQUE, Sónia – Op. cit., p. 179, 255.

⁹⁰ Em 1869-01-04 informavam-se os governadores-gerais no Ultramar que passava a existir uma repartição de saúde comum à Direção-Geral de Marinha e à Direção-Geral do Ultramar. Ofício nº1, 1869-4-1, Liv. 297, fl.1.

⁹¹ HENRIQUE, Sónia – Os registos de degredados da Direção-Geral do Ultramar. Boletim do Arquivo da Universidade de Coimbra V. 30 (2017), p. 50-503.

⁹² Idem, p. 152-154.

⁹³ Idem, p. 156-159.

⁹⁴ Decreto de 19 de junho de 1866, p. 234-9. Para esse ano económico, estava destinada ao Ministério uma verba de 1.216.785$018 réis. Decreto de 8 de setembro de 1866, p. 148-286.

⁹⁵ De um OE de 20.638.179$970 réis, coube ao Ministério da Marinha e do Ultramar 1.566.644$000 réis. Lei de 26 de junho de 1867, p. 185-191.

⁹⁶ Carta de lei de 2 de julho de 1867, p. 474-610.

⁹⁸ Decreto de 29 de dezembro de 1868, p. 115-26. Sobre os ajustes funcionais decorrentes do emagrecimento estrutural, HENRIQUE, Sónia – Op. cit., p. 63-69.

⁹⁹ Carta de Lei de 8 de maio de 1878, p. 142-149.

¹⁰⁰ Carta de lei de 8 de maio de 1878, p. 604. Carta de lei autorizando o Governo a reformar a Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e Ultramar e as repartições de Contabilidade suas relacionadas. Tal aconteceu a 19 de setembro desse ano. Decreto de 19 de setembro de 1878, p. 639-658.

¹⁰¹ Art 22º, Decreto de 19 de junho de 1889, p. 246; Mapa nº 4. Idem, p. 253-257.

¹⁰² ALEXOPOULOU, Kleoniki – An anatomy of colonial states and fiscal regimes in portuguese Africa: long-term transformations in Angola and Mozambique, 1850’s-1970’s. Wageningen: Wageningen University, 2018. p. 22-23 e 66.

¹⁰³ Portaria de 4 de junho de 1902, p. 296; Decreto de 19 de junho de 1902, p. 654. Este diploma aprovou o orçamento geral e as respetivas tabelas da receita e despesa do Ultramar para o exercício de 1902-1903. Tratou-se do maior esforço demonstrativo até então, compreendendo cerca de 600 páginas de conteúdos.

¹⁰⁴ Note-se que remonta a 1887 o Curso Superior de Bibliotecário-Arquivista, estrutura que, conforme indica Fernanda Ribeiro, habilitava para o desempenho de funções tanto nas bibliotecas como nos arquivos do Estado. RIBEIRO, Fernanda – Para o estudo do paradigma patrimonialista e custodial: a inspeção das bibliotecas e arquivos e o contributo de António Ferrão (1887-1965) Porto: Afrontamento, 2008. p. 96.

¹⁰⁵ Na apresentação das referências dos textos legislativos omitiu-se o cabeçalho formal «PORTUGAL. Leis, decretos, etc.» em todas as referências.

¹⁰⁶ Em diante abreviada por COLP.

¹⁰⁸ Em diante abreviada por SENMU.

¹⁰⁹ Termo em falta no original.

¹¹⁰ AHU, Arquivo da Secretaria de Estado dos Negócios da Marinha e do Ultramar, SENMU, s/nº.